Przyglądamy się badaniom - jak działa program ramowy - część 2 Po zdefiniowaniu polityki, zakresu i szczegółowych obszarów badań, Komisja ma nadal swoją rolę do spełnienia. Musi ustalić harmonogram publikowania zaproszeń do składania wniosków i rozpocząć ocenę nadchodzących zgłoszeń. - Programy prac są aktualizowane corocznie. W niektór... Po zdefiniowaniu polityki, zakresu i szczegółowych obszarów badań, Komisja ma nadal swoją rolę do spełnienia. Musi ustalić harmonogram publikowania zaproszeń do składania wniosków i rozpocząć ocenę nadchodzących zgłoszeń. - Programy prac są aktualizowane corocznie. W niektórych dziedzinach opisy są szczegółowe, ale już niekoniecznie we wszystkich pozostałych - zaproszenia są niejednolite. Programy mają spełnić określone cele. Jesteśmy zobowiązani uwzględnić wszystkie cele badawcze. Ponieważ roczny budżet jest ograniczony, więc niektóre dziedziny trzeba zostawić na kolejne lata - mówi Graham Stroud, kierownik działu wsparcia dla realizacji programów badawczych. Wszystkie kwalifikujące się wnioski należy ocenić. Z przyczyn praktycznych fakt ten ma wpływ na termin publikowania zaproszeń. - Ocena wniosków odbywa się w obiekcie specjalnie przeznaczonym tylko do tych celów, ponieważ średnio otrzymujemy ponad 16 000 zgłoszeń rocznie. Każdy wniosek ocenia co najmniej trzech zewnętrznych ekspertów - wyjaśnia. Większe zaproszenia mogą wymagać oceny 600 lub więcej ekspertów. "Nawet system elektronicznego składania wniosków zawiera składnik materialny, nie możemy więc ryzykować, że wystąpi awaria z powodu upływu terminu składania wniosków dla zbyt wielu zaproszeń jednocześnie. Oczywiście, wnioski zawsze napływają w ostatniej chwili, nawet jeśli system zezwala na wielokrotne składanie nowych wersji" - mówi Stroud. Uważa on, że system elektroniczny znacząco zwiększył wydajność, a ponadto jest popularny. Trzy i pół roku temu niemal żadne wnioski nie spływały drogą elektroniczną, a dziś niewiele brakuje do 100 procent. Jedynie niektóre wcześniejsze zaproszenia dopuszczają składanie wniosków w formie drukowanej, natomiast w siódmym programie ramowym (7. PR) odbywa się to w całości elektronicznie. - Elektroniczny system składania wniosków usprawnia procedurę na dwa sposoby: Możemy wymusić kontrolę jakości - wnioski zawierają tabele finansowe, które muszą się sumować, ponadto konieczne jest wypełnianie pewnych pól. Jednak naturą człowieka jest popełnianie błędów. Po drugie, system nie polega na czynnikach przypadkowych, takich jak poczta czy usługi kurierskie. Przed dokonaniem elektronicznego złożenia wniosków są one indywidualnie opatrywane datą wpływu dokumentu według zegara atomowego, eliminując ewentualne spory co do punktualnego dotarcia. Po wpłynięciu wnioski są weryfikowane pod kątem kryteriów kwalifikacji. - To proste - muszą zawierać część A i B (A dotyczy kwestii administracyjnych, B - naukowych), dotrzeć na czas oraz obejmować co najmniej minimalną liczbą kwalifikujących się uczestników - wyjaśnia Stroud. Tylko około 20 procent kwalifikujących się wniosków uczestniczy dalej w procedurze uzyskiwania dofinansowania. Do oceny każdego wniosku zostaje wybranych trzech lub więcej ekspertów z bazy danych Komisji. Komisja stale dąży do doskonalenia i poszerzania bazy danych ekspertów. Można samodzielnie zgłaszać się do roli eksperta, są też organizowane zaproszenia, które mają przyciągać odpowiednie osoby. Do proponowania poszczególnych nazwisk zachęca się organizacje badawcze. Baza danych, do której dostęp mają wszystkie państwa członkowskie, zawiera około 50 000 ekspertów. - Ocena wniosków to ważny proces - stwierdza Stroud. - Musimy wybrać najlepsze osoby. W stosunku do ekspertów wyznaczone są pewne cele - na przykład 40 procent z nich powinny stanowić kobiety. Jest to jednak trudne do spełnienia w kilku kluczowych obszarach, takich jak badania jądrowe czy inżynieria. Problem polega na tym, że odpowiednio wykwalifikowane kobiety-naukowcy są już "zarezerwowane", ponieważ większość agencji finansujących ma postawione cele w zakresie wyboru kobiet-ekspertów. Eksperci muszą także spełnić minimalne wymagania: posiadać wiedzę specjalistyczną, doświadczenie i właściwe wykształcenie, nie mogą też wchodzić w konflikt interesów. -- Niektóre programy wykorzystują narzędzia informatyczne, które ujawniają oczywiste konflikty interesów - wyjaśnia Stroud. - Jest to jednak skomplikowane zagadnienie i wymaga po stronie Komisji zaawansowanej kontroli, jak i uczciwości od ekspertów. Eksperci muszą podpisać oświadczenie o braku konfliktów interesów, stanowi ono część ich umowy. Bez tego nie wolno im podejmować pracy. Każdy wniosek jest rozpatrywany pod kątem zalet i otrzymuje ocenę w skali do 5, w odniesieniu do szeregu kryteriów. Aby przejść do kolejnego etapu w przypadku każdego kryterium wniosek musi osiągnąć ocenę minimalną, zwykle 3 na 5, za wyjątkiem jakości technicznej, gdzie musi uzyskać 4 na 5. Wnioski są oceniane za: - adekwatność do programu prac; - jakość naukową - najważniejsze pojedyncze kryterium; - prawdopodobny efekt projektu; - zarządzanie projektem - istotne z uwagi na składnik europejski - w projektach uczestniczy przeciętnie 10 partnerów z siedmiu państw; wymaga to aktywnego zarządzania; - zasoby - czy są odpowiednie/racjonalne? Odpowiedź na to pytanie może również mieć wpływ na dofinansowanie. Rola Komisji polega na świadomym przyjęciu postawy neutralnej, pośredniczeniu w dyskusjach i spełnianiu funkcji moderatora, ale nie na wyrażaniu opinii. - Próbujemy pomóc ekspertom w osiągnięciu porozumienia - mówi Stroud. - W większości przypadków im się to udaje. Jeśli uwagi i komentarze są zbliżone, dalsze dyskusje nie są potrzebne. Jednakże jeśli eksperci nie mogą dojść do porozumienia, wówczas do dyskusji włączają się kolejni eksperci. Jeśli w dalszym ciągu brak jest wspólnego stanowiska, rejestrowane są opinie mniejszościowe - dodaje. Następnie zespoły składające się z 10 lub więcej osób oceniających przeprowadzają kontrolę jakości i tworzą ranking wniosków. Zespół ekspertów musi oddzielnie rozważyć wnioski z tą samą liczbą punktów i ułożyć je w odpowiedniej kolejności. Zespoły ekspertów krytycznie oceniają pracę jednomyślnych zespołów. Na przykład, czy dany zespół przydzielił niskie oceny z powodu surowego stylu oceniania czy też wnioski są gorszej jakości? Wnioskodawcy, którzy ubiegają się o dofinansowanie w dużych projektach, takich jak projekty zintegrowane lub sieci doskonałości, są często zapraszani na "przesłuchania". Otrzymują zestaw pytań i mogą wysłać pisemne odpowiedzi, ale większość osób woli udzielić odpowiedzi osobiście. Na wnioskodawcach, którzy uczestniczą w przesłuchaniach, procedura często wywiera spore wrażenie. - Podczas gdy wnioskodawcy, których wnioski zostały odrzucone, często skarżą się na wyniki oceny, co jest zupełnie naturalne, osoby uczestniczące w przesłuchaniach niemal nigdy nie zgłaszają pretensji, nawet jeśli ostatecznie ich wnioski nie zostały zaakceptowane - mówi Stroud. - Na koniec uzyskujemy raport z oceny przygotowany przez ekspertów Komisji, którzy uporządkowali wnioski według kolejności przez nich sugerowanej - dodaje. - Każdy wniosek otrzymuje raport zbiorczy z oceny. Zawiera on uwagi techniczne i krytyczne komentarze oraz sugestie dotyczące możliwości udoskonalenia projektu. Wnioskodawcy otrzymują go przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji, bez względu na to, czy ich wniosek o dofinansowanie zostanie przyjęty czy nie. Nie stanowi on oferty ani nie przesądza o odrzuceniu wniosku. Raporty zbiorcze z oceny odnoszące się do każdego z wniosków, zawierające uzyskaną liczbę punktów i uwagi, zostają przekazane Komisji z zachowaniem ustalonego porządku. Do Komisji należy opracowanie ostatecznej listy zaakceptowanych wniosków po rozważeniu zaleceń osób oceniających. Jednakże do rzadkości należą przypadki, gdy Komisja postępuje wbrew radom ekspertów - "prawdopodobnie w 99 procent przypadków jej decyzja jest z nimi zgodna". Prawdopodobnie Komisja zmodyfikuje listę przygotowaną przez ekspertów jedynie wtedy, gdy w danej dziedzinie istnieje cały zbiór wysoko ocenionych wniosków lub gdy podobne projekty już wcześniej uzyskały dofinansowanie. Oczywiście, także oceny podlegają weryfikacji, a oceniający proszeni są o udzielenie informacji. - Mianujemy niezależnych obserwatorów, którzy przyglądając się sesjom oceny, przekazują nam swoje opinie. Niekoniecznie są to osoby posiadające wiedzę specjalistyczną związaną z określonym zaproszeniem - chodzi nam o opinie na temat procedury, a nie wniosków - mówi Stroud. Niektórzy krytycy uważają, że w procesie oceny bierze udział zbyt dużo osób ze środowiska akademickiego, a zbyt mało przedstawicieli przemysłu, których podejście jest w większym stopniu zorientowane rynkowo. - Przedstawiciele przemysłu powinni sami się zgłaszać na ekspertów bądź proponować innych. Zawsze brakuje ekspertów z przemysłu (także kobiet) - ripostuje Stroud. Oceny wraz z raportami obserwatorów i danymi statystycznymi w określonych przekrojach są przedstawiane komitetowi programowemu. Komitet otrzymuje dwie listy: projektów zaakceptowanych w ustalonym porządku oraz projektów odrzuconych z powodu niespełnienia kryteriów bądź nieuzyskania minimalnej liczny punktów. - Jeśli Komisja podejmie decyzję odmienną od zaleceń oceniających, komitet programowy skrupulatnie analizuje jej przyczyny podane przez Komisję - mówi Stroud. Następnie Komisja rozpoczyna negocjacje z przedstawicielami najlepszych projektów i, według Strouda, "wykorzystując uwagi oceniających dąży podczas negocjacji do udoskonalenia projektów". Gdy Komisja jest już gotowa do podpisania umowy, wyniki negocjacji są przedstawiane komitetowi programowemu, który wydaje formalną opinię. - To nieporozumienie, żeby podczas wyboru projektu odbywały się takie przetargi, ponieważ ani komitet ani Komisja (ogólnie mówiąc) nie jest w stanie zakwestionować opinii ekspertów na temat wniosku. Ponadto, choć dane państwo członkowskie może mieć swoje własne interesy, w każdym projekcie uczestniczy szereg państw członkowskich i stowarzyszonych - oznajmia. Po podpisaniu umowy corocznie składane są sprawozdania dotyczące postępów w realizacji projektów i zestawień wydatków. - Na zakończenie projektu końcowa płatność jest wstrzymywana aż do zatwierdzenia ostatecznego raportu. Raport musi zostać przekazany, wraz ze streszczeniami nadającymi się do publikacji, nawet jeśli wyniki projektu stanowią poufne dane handlowe. Nie nalegamy, aby publikować poufne informacje, a jedynie streszczenia nie stanowiące tajemnicy handlowej - wyjaśnia kierownik działu. Stroud jest nieugięty w przekonaniu, że badania służą wszystkim, więc ich wyniki należy wykorzystywać. - Chcemy, aby wyniki znalazły zastosowanie - oznajmia. - Wnioskodawcy sami powinni wykorzystywać swoje badania lub rozpowszechnić informacje, aby umożliwić to innym.
