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Forum DLM 99

Le deuxième Forum européen DLM a appelé les industriels à s'engager activement dans le débat sur la gestion et le stockage efficaces des archives électroniques, afin de conserver la mémoire de la société de l'information européenne.
Si l'Europe veut suivre l'exemple des États-...
Le deuxième Forum européen DLM a appelé les industriels à s'engager activement dans le débat sur la gestion et le stockage efficaces des archives électroniques, afin de conserver la mémoire de la société de l'information européenne.
Si l'Europe veut suivre l'exemple des États-Unis, où la gestion du cycle de vie des archives électroniques est organisée par la Food and Drug Administration - et plusieurs participants ont exprimé la conviction qu'elle devra le faire - les industriels doivent trouver un moyen à la fois efficace et économique d'archiver leurs informations électroniques. A ce jour, on ne peut guère tirer parti de l'expérience des industries européennes, et l'un des principaux objectifs du Forum DLM est de rassembler les compétences existant dans ce domaine, tout en prévoyant quels seront les besoins opérationnels, les normes et spécifications nécessaires dans l'avenir.
Parrainée par la Commission européenne, la manifestation, qui s'est déroulée à Bruxelles les 18 et 19 octobre, avait pour thème "Les citoyens européens et l'information électronique: la mémoire de la société de l'information".
Les utilisateurs de logiciels de gestion de l'information formant un groupe très dispersé, le Forum a été pour eux l'occasion unique de se rencontrer pour partager leurs expériences et pour faire ensemble des projets de développement pour l'avenir.
Les organisateurs du Forum se sont engagés à élaborer, pour la gestion des documents et archives électroniques, un modèle de référence basé sur le savoir actuel et remplissant certains critères relatifs à des questions importantes, telles que la transparence et l'accessibilité de l'information électronique, les possibilités de conservation à court et long terme d'archives authentiques, les normes et spécifications ouvertes, et les directives interdisciplinaires pour les meilleures pratiques.
Les participants ont l'intention de développer ce modèle en étroite coopération avec l'industrie des technologies de l'information et des communications (TIC). A cet effet, le Forum, en association avec la Commission européenne et les États membres, a lancé un "message DLM" spécial à l'industrie. Afin de conserver aux informations une authenticité et une pertinence conformes aux normes et spécifications de qualité, le Forum pense que l'industrie doit s'orienter vers des normes ouvertes d'échange entre les différents logiciels, ce qui permettrait aux informations d'être transférées sans perte de contenu. Ceci vaut particulièrement pour l'Europe, où des informations sont régulièrement échangées entre pays et où les logiciels doivent pouvoir traiter différentes langues et différents contextes nationaux de présentation. A cet égard, le Forum considère qu'il est nécessaire d'établir des normes et des directives interdisciplinaires pour la conservation tant à court terme qu'à moyen terme des archives.
Le message DLM à l'industrie reste ouvert, et tous les commentaires sont bienvenus; ils peuvent être transmis au Secrétariat DLM jusqu'au 6 décembre 1999.
L'un des principaux objectifs du Forum était de promouvoir un programme modulaire européen de formation à l'intention des administrateurs et des archivistes, et les grandes lignes du développement d'un programme de base pour la gestion des documents et archives électroniques ont été tracées. Un projet pour le premier module du programme de formation a été élaboré; une fois affiné, il sera intitulé "E-TERM" (Programme européen de formation à la gestion des documents et archives électroniques) et diffusé aux parties intéressées au deuxième semestre de l'an 2000.
Par ailleurs, le Forum a demandé au Comité interdisciplinaire DLM de contrôle et à la Commission européenne de renforcer le plan d'action DLM pour la période 1999-2004, dont le but est de garantir l'accès au contenu des citoyens européens, ainsi qu'un meilleur financement des activités prioritaires. Les participants ont réclamé l'application du Livre vert de la Commission européenne sur l'information du secteur public, qui aborde les questions politiques de la réutilisation des informations conservées dans les archives des secteurs public et privé, et l'examen des questions juridiques afférentes. Un rapport sur la progression des requêtes du Forum doit être produit par le Comité DLM de contrôle au premier semestre de l'an 2000.
M. Carlo Trojan, Secrétaire général de la Commission européenne, a ouvert la conférence et déclaré que permettre aux citoyens européens d'accéder librement à l'information allait dans le sens des nouvelles priorités de la Commission en matière de transparence et de responsabilité. M. Trojan a souligné que l'évolution de la société de l'information rend les citoyens de plus en plus dépendants des technologies, et il a ajouté: "Il est essentiel d'échanger des informations sur l'utilisation des données lisibles par des machines - elles doivent être compatibles".
Dans son allocution, M. Vicente Parajon Collada, vice-directeur général de la société de l'information, a évoqué la nécessité d'un consensus. Il a déclaré que "la technologie et les réseaux modifient profondément notre société et nous devons nous efforcer de nous y adapter au mieux. Le Forum DLM, a-t-il ajouté, est l'occasion de débattre de la conservation des informations électroniques pour les futures générations, de la question de savoir lesquelles doivent être conservées, et des compétences nécessaires pour les archiver".
M. Philip Lord, directeur associé de la gestion des données électroniques chez Smithkline Beecham, a expliqué comment sa société avait traité le problème de la gestion électronique depuis le dernier Forum DLM en 1996. "Le développement d'une archive électronique est très complexe mais pas impossible", a-t-il précisé. En tant que laboratoire pharmaceutique multinational opérant aux États-Unis, pays où la gestion des archives électroniques est réglementée depuis 1997, Smithkline Beecham a été obligé de développer un système d'archivage électronique à une époque où il n'y en avait pratiquement pas sur le marché. Les efforts de la société ont porté sur la définition des besoins des utilisateurs et des exigences du fonctionnement, l'expérimentation de systèmes pilotes et les recherches sur l'aspect financier de la conservation des données.
"Quand nous avons commencé en 1995, nous savions très peu de choses, et aller voir ailleurs, en Europe et au-delà, ne nous a guère aidés", a-t-il dit. Il n'existait pas de modèles d'archivage électronique pour le secteur privé que nous aurions pu adopter; il n'y avait pas de fournisseurs de logiciels spécialisés, et rares étaient les experts capables de nous guider. Dans ce contexte, DLM 96 nous a apporté une aide précieuse en nous indiquant où diriger nos recherches, en nous donnant des idées et en nous informant sur les développements".
A propos de DLM 99, il a déclaré: "L'échange d'informations entre fournisseurs et utilisateurs est nécessaire afin de définir les besoins, et entre utilisateurs et utilisateurs pour élaborer un code de bonnes pratiques et de bons (et de mauvais) exemples."
M. Lord a relaté quelques-unes de ses expériences personnelles chez Smithkline Beecham, en précisant que le défi le plus important avait été l'établissement de principes fiables pour le calcul du retour sur investissement, pour la comptabilité et pour la maintenance permanente des données archivées. Convaincre la direction de la nécessité de la mise en oeuvre de projets dans ce domaine fut également difficile, et M. Lord a plaidé pour un accroissement de la sensibilisation.
Selon M. David Lipman, chef d'unité responsable du courrier et des archives de la Commission et président du Forum, la Commission européenne se doit, pour rester crédible, de fournir aux citoyens européens des informations accessibles. Il a rappelé que l'ISPO (Bureau des projets de la société de l'information) s'était révélé un instrument utile de rapprochement entre les archives électroniques et l'information du public. La principale mission de l'ISPO est de promouvoir la coopération et le développement dans les différents secteurs de la société de l'information. Par ailleurs, le programme PROMISE permettra au public de visiter à tout moment les institutions européennes grâce à un accès virtuel en 3D. Enfin, les délégués ont été invités à visiter les stands des services d'information actuellement disponibles sur Internet, y compris Eudor, les archives électroniques des documents officiels de l'UE (http://eudor.eur-op.eu.int/), Celex, qui fournit des informations archivables sur la législation de l'UE (http://europa.eu.int/celex/), Eur-Lex, le portail d'entrée vers la nouvelle législation européenne (http://europa.eu.int/eur-lex), et TED - Tenders Electronic Daily, une source d'informations officielles sur les appels d'offres de marchés publics en Europe (http://ted.eur-op.eu.int/).
Ces deux journées de discussions animées ont été clôturées par M. Erkki Liikanen, Commissaire européen chargé des entreprises et de la société de l'information, ancien responsable des services informatiques de la Commission. Il connaît par expérience personnelle les difficultés inhérentes à l'archivage, a-t-il déclaré, et il est conscient de la tâche gigantesque qui attend de nombreuses organisations. Pour l'Europe, le problème crucial consiste à relayer l'information d'un système à l'autre. Toutefois, a-t-il ajouté, l'usage croissant des données électroniques devrait entraîner l'amélioration des services disponibles dans ce domaine, d'autant que la Commission apportera son aide là où cela est nécessaire. La Commission européenne a toujours un rôle à jouer dans la promotion de la société de l'information", a-t-il conclu.

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