Forschungs- & Entwicklungsinformationsdienst der Gemeinschaft - CORDIS

Protokoll der Informationssitzung zur CORDIS-Ausschreibung

Die Europäische Kommission, GD XIII (Telekommunikation, Informationsmarkt und Nutzung der Forschungsergebnisse), hat das Protokoll der Informationssitzung zum Aufruf für Vorschläge für die Erbringung technischer Dienstleistungen für den Informationsdienst der Gemeinschaft für Forschung und Entwicklung (CORDIS) im Rahmen des spezifischen Programms für die Verbreitung und Optimierung der Ergebnisse der FTE-Aktivitäten veröffentlicht. Die Sitzung fand am 13. Juni 1995 in Luxemburg statt:

Das Protokoll wurde frühzeitig veröffentlicht, damit den Bewerbern möglichst viel Zeit für die Erarbeitung ihrer Angebote zur Verfügung steht.

Der Schlußtermin im Amtsblatt (ABl. Nr. S 105 vom 5. Juni 1995) ist nicht korrekt. Entsprechend den EG-Verfahrensweisen müssen die Termine im Amtsblatt jetzt richtig lauten:

- Abs. 8 b): Schlußtermin für den Eingang der Anforderung der Ausschreibungsunterlagen: 7. Juli 1995;

- Abs. 9 a): Schlußtermin für den Eingang der Angebote: 14. Juli 1995;

- Abs. 10: Öffnung der Angebote (b) in Luxemburg: 21. Juli 1995.

Die sonstigen Bedingungen hinsichtlich Abschnitt 4 des Aufrufs bleiben unverändert:

Die Bewertung beginnt am 24. Juli 1995. Die in die Liste aufgenommenen Unternehmen müssen bereit sein, ihre Angebote kurzfristig in Luxemburg am 28. Juli, 1. oder 2. August 1995 zu präsentieren.

- Fragen und Antworten:

Sofern nichts anderes angegeben wird, erfolgt die Bezugnahme auf das CORDIS-Informationspaket.

F. Bitte um weitere Informationen zur Übereinstimmung mit Standards (S. 3).

A. Es gibt zu allen Dokumenten im Aufruf Quellenangaben. Der Bieter muß sich die Dokumente selbst besorgen, da sie öffentlich zugänglich sind.

F. Was bedeutet "finanzielle Unterstützung" (S. 2)?

A. Es ist erforderlich, daß ein bestimmter Betrag der Mittel für das Projekt zur Verfügung steht, damit Schritt gehalten werden kann mit der Weiterentwicklung des bestehenden Dienstes. Die Kommission beurteilt auf der Grundlage des Umfangs der vorgesehenen Mittel die Ernsthaftigkeit des Angebots:

F. Abschnitt 3, Teil D: Vorschlag zu den Mitarbeitern und Teil E: Finanzieller Vorschlag: Im Aufruf gibt es keine Leitlinie hinsichtlich der Arbeitstage von Vollzeitbeschäftigten pro Jahr. Aus der Vergangenheit wissen wir, daß die Kommission in Luxemburg 215 Tage pro Jahr vorgeschlagen hat. Können Sie etwas zur Flexibilität in diesem Zusammenhang sagen?

A. Die Vollzeitbeschäftigten des Auftragnehmers sollten maximal an 220 Tagen des Jahres arbeiten.

F. Abschnitt 3, Teil E, Finanzieller Vorschlag: Die Ausschreibung schreibt vor, die Telekommunikationskosten in die Berechnung der Arbeitszeitgemeinkosten einzubeziehen. Ist die Annahme richtig, daß die Gemeinkosten sich auf die Kosten der Telekommunikationsgeräte und den Netzzugang gründen sollen, während für die Kosten von Anrufen über das Netz eine getrennte Ausgabenlinie aufgeführt werden soll?

A. Zwei Zahlen wären hier hilfreich: Festkosten auf der Durchschnittsgrundlage und variable Kosten, die explizit ausgewiesen werden.

F. Abschnitt 5: Mustervertrag: Es findet sich im Mustervertrag für Vollzeitbeschäftigte keine Angabe zu einem jährlichen Index zur Berücksichtigung des Anstiegs der Lebenshaltungskosten. Ist das übersehen worden, oder bleibt der Vertragsumfang in seiner jetzigen Form bestehen?

A. Eine derartige Klausel wird aufgenommen, wodurch eine mögliche Anpassung der Deckung der Arbeitskosten geschehen kann. Sie wird auf dem EUR-15-Index der ECU-KMU-Information beruhen, die vom Statistischen Amt der Europäischen Kommission herausgegeben wird.

F. Wie sieht der Zeitrahmen für die Übernahme durch einen anderen Auftragnehmer aus?

A. Maximal sechs Wochen:

F. Welche Annahmen hat der Bieter hinsichtlich des Umfangs der zu integrierenden Forschungsprogramme zu machen?

A. Genaue Zahlen können nicht gegeben werden. Das 4. Rahmenprogramm der Europäischen Gemeinschaft im Bereich der Forschung, technologischen Entwicklung und Demonstration (1994-1998) weitet das Mandat der Kommission enorm aus. Die Bieter sollten Bezug nehmen auf den Beschluß des Rates betreffend die spezifischen Programme für die Verbreitung und die Ergebnisse der Aktivitäten auf dem Gebiet von Forschung, technologischer Entwicklung und Demonstration (ABl. Nr. L 361 vom 31.12.1994).

F. Gibt es CORDIS-Produkte oder unterstützende Softwaresysteme, auf die im Aufruf Bezug genommen wird, die vom Auftragnehmer unterhalten werden müssen und die NICHT Eigentum der Kommission sind? Wenn es Softwaresysteme gibt, die nicht im Besitz der Kommission sind, können Sie diese sowie den dafür verantwortlich zeichnenden Auftragnehmer nennen? Dann kann die Unterhaltung dieser Systeme in den Kostenvoranschlag einbezogen werden.

A. Ja. Gegenwärtig basieren die CORDIS-Produkte und -dienste auf Programmen, die sich nicht Eigentum der Kommission sind.

Eigentümer der CORDIS-CD-ROM-Search-Engine:

CD-Systems;
Via dei Carantani 1;
I-21100 Varese;
Kontaktperson: Francesco Gazillo;
Tel. +39-332-338204;

Watch-CORDIS ist gestützt auf das EATIS-Toolkit von:

INFOPARTNERS;
Airport Centre;
5 rue Hohenhof;
L-1736 Senningerberg;
Kontaktperson: Mr. Farid Meinkoehn;
Tel. +352-34981306;

Die Kommission geht davon aus, daß die Module den Bietern zu günstigen Bedingungen zur Verfügung gestellt werden. Bei dieser Ausschreibung ist das auf BS2000 beruhende Speicherungs- und Suchsystem für die Auftragnehmer kostenneutral. Da die Kommission offene Systeme anstrebt, wartet die Kommission auf Vorschläge aus den Reihen der Bieter, mit denen GRIPS/DIRS und BS2000 ersetzt werden.

F. Ist die Pflege von Watch-CORDIS und der CD-ROM-Software in dieser Ausschreibung enthalten?

A. Ja, in Los 2, Abschnitt 5.4.

F. Wer ist Eigentümer der CPS-Software?

A. Die CPS-Anwendung und die entsprechende Hardware gehören der Europäischen Kommission. Die Pflege des CPS wird Teil von Los 1.

F. Wie ist eine Verfügbarkeit von >99% erreichbar?

A. Das ist ein allgemeines Ziel. Wenn der Host nicht vom Auftragnehmer gestellt wird (was heute der Fall ist), wird das Ziel von 99% an der Basis von 100% gemessen, bei der es sich um die Zeit handelt, während derer der Host bereit ist.

F. Können sich die Bieter um die Verwaltung des CPS bewerben?

A. Das CPS ist in die Kommission integriert. Entweder die Kommission betreibt Hard- und Software weiter (was wahrscheinlich ist) oder der Auftragnehmer betreibt/verwaltet das System. Die Bieter dürfen sich für diesen Teil der Arbeit bewerben. Dieses wahlweise Angebot ist vom Hauptteil zu trennen:

F. Die Datenerfassungsdokumente sind wahrscheinlich in unterschiedlichen Sprachen abgefaßt. Wer sorgt für die Übersetzungen?

A. Gegenwärtig ist der CORDIS-Inhalt auf Englisch abgefaßt. Werden Informationen in einer anderen Sprache vorgelegt, so ist der Auftragnehmer für die Vorlage des entsprechenden Teils der Informationen (für die CORDIS-Datenbanken) auf Englisch verantwortlich. Diese Arbeit gehört zu den normalen Aufgaben der Datenverwaltung (Los 1, II.4):

F. Das Ausschreibungsdokument erbittet Vorschläge für die Umsetzung und regelmäßige Aktualisierung der CORDIS-Datenbanken in anderen Sprachen (Los 1, II.4). Gehört dies zum Pflichtteil der Arbeiten?

A. Nein, diese Vorschläge müssen getrennt als Optionen vorgelegt werden. Angebote, in denen die Kosten analytisch aufgeführt sind, werden, wie oben ausgeführt, für die Vorschläge erbeten. Es wird davon ausgegangen, daß die Arbeiten die Übersetzung des Inhalts (neue Informationen und Aktualisierungen) einer bestimmten Anzahl oder sämtlicher CORDIS-Datenbanken in die wichtigsten Gemeinschaftssprachen beinhalten:

F. Ist der Auftragnehmer für die Übersetzung der CORDIS-Nutzer-Interface in andere Sprachen verantwortlich?

A. Ja. Der Bieter sollte in einem optionalen Angebotsteil mit getrennter Kostenaufstellung (Los 2) die Übersetzung der Nutzer-Interface von CORDIS aufführen.

F. Ist auch eine Angabe über den Zeitraum zwischen der Zurverfügungstellung der Originalversion und der Übersetzung zu machen?

A. Ja, aber das ist nicht zwingend.

F. Erfolgt die Datenerfassung in Brüssel und in Luxemburg?

A. Ja, aber die Erfassung erfolgt hauptsächlich in Brüssel.

F. Welche Art von Mietgeräten ist anzugeben?

A. Normale Büroausrüstung ist nicht aufzuführen, nur Büroausstattung für außerordentliche Gelegenheiten (wie Ausstellungen):

F. Welches Format haben die neuen Daten? Nur Text wie gegenwärtig oder Multimediaformat wie Ton, Bilder, Video?

A. Sehen Sie in den Ausschreibungsunterlagen nach (S. Los 2, Abschnitt 5.2.1, S. 17 und Los 1, II.3 und II.6).

F. Ist auf der CD-ROM eine Indexkompression vorgesehen?

A. Da die CD-ROM möglichst lange auf ein Exemplar begrenzt bleiben soll, kann das in Betracht gezogen werden.

F. Wird die Kommission Vorgaben für die Kostenverteilung geben?

A. Nein. Da die Ansätze wahrscheinlich sehr verschieden sein werden, wird die Kostenverteilung ebenfalls sehr unterschiedlich strukturiert sein.

F. Wie werden Abschnitt II.7 und II.8 bewertet?

A. Die Kommission wird mit dem Auftragnehmer über diese optionalen Vorschläge verhandeln. Es ist ein Maximum an Flexibilität erforderlich. Die Kommission möchte im Vorschlag die Kompetenz und Erfahrung des Bieters erkennen können.

F. In Los 2: Werden für die beiden möglichen Host-Szenarien unterschiedliche Angebote erwartet?

A. Keine physisch getrennten Angebote, aber unterschiedliche Angebotsteile mit getrennter Kostenaufstellung:

F. Hinsichtlich der Beziehung CORDIS-ECHO, da ein anderer Host für CORDIS möglich wird, wie soll der Übergang bezüglichgebührenfreiem Anrufen, Internet, Host vor sich gehen?

A. Da es unterschiedliche Lösungen gibt, sollten die Unternehmen einen Vorschlag jeweils zum gebührenfreien Anrufen, zur Internet-Ausrüstung und dem Host vorlegen.

F. Wie lange dauern die Übergangsperioden?

A. Sechs Wochen beim Übergang vom gegenwärtigen Auftragnehmer zum neuen Auftragnehmer. Beim Übergang zu offenen Systemen ist die Zeitdauer viel länger. Die Kommission wartet auf Vorschläge von den Bietern.

F. Gibt es Pläne bezüglich anderer Informationsquellen (außer der Kommission und den Mitgliedstaaten), wie z.B. Universitäten?

A. Gegenwärtig sind die Hauptquellen der Informationen die Dienste der Kommission und im Wege der Erweiterung gegebenenfalls die an der gemeinschaftsfinanzierten Forschung teilnehmenden Organisationen.

F. Ist derjenige, der die Daten erfaßt, für die Qualität der Daten von Dritten verantwortlich?

A. Die Kommission trägt die Gesamtverantwortung, die operationell auf den künftigen Auftragnehmer delegiert wird. Der Auftragnehmer ist für die Qualitätssicherung des CORDIS-Informationsinhalts während der Datenerfassung, der Produktion und der der Verbreitung folgenden Phase verantwortlich. Der Auftragnehmer kann jedoch normalerweise nicht für die wissenschaftliche und sachliche Richtigkeit der Quellendaten verantwortlich gemacht werden.

F. Wer trägt die Urheberrechtsverantwortlichkeit für die Daten?

A. Die Kommission.

F. Werden Verbindungen zu ähnlichen Diensten außerhalb der Europäischen Union angestrebt?

A. Die Kommission steht an vorderster Front und damit natürlich stets in Kontakt mit ähnlichen Projekten und Anbietern. Auf kurze und mittlere Sicht liegt der Schwerpunkt auf dem Kontaktaufbau mit FuE-Informationsdiensten und Datenbanken innerhalb und nicht außerhalb der EU.
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