Une nouvelle appli redéfinit le multitâche
La performance pour une tâche donnée est altérée lorsqu'une personne passe d'une tâche à une autre, deux effets négatifs de cette perturbation étant une moindre efficacité et une moins grande précision. Des études ont montré que le fait de passer plusieurs fois par jour d'une tâche à l'autre peut entraîner une perte d'environ 40 % de notre productivité totale. L'objectif du projet TASKFIT PRO, financé par l'UE, est de réduire autant que possible ce phénomène, connu sous le nom de 'coût de commutation'. TASKFIT PRO fait suite à un précédent projet ayant conçu un prototype de logiciel de gestion des tâches destiné à faire gagner du temps aux clients d'entreprise, y compris aux PME. Les chercheurs ont interrogé des responsables d'entreprise utilisant le logiciel et constaté que Taskfit a permis de réduire de 9 % les heures travaillées. «Avec Taskfit, notre mission était de révolutionner le multitâche», déclarait Levente Szilagyi, coordinateur du projet. «Le produit est conçu pour nous libérer de la surcharge liée à la gestion des tâches (commutation, gestion du contexte, administration), ce qui nous permet de nous concentrer sur la tâche elle-même et de la réaliser plus rapidement et avec le moins d'efforts possible.» Rogner le 'coût de commutation' Tous les fichiers et pages web (quels que soient leur format et leur emplacement) relatifs à une tâche sont stockés et triés dans le système. Lorsqu'un employé doit passer à une tâche donnée, il clique sur un bouton et tous les fichiers pertinents lui apparaissent simultanément, sans qu'il soit obligé de les rechercher. L'outil, qui fonctionne sous la forme d'une application en arrière-plan, enregistre automatiquement le temps passé par chaque employé sur une tâche, ce qui évite d'avoir à effectuer des décomptes horaires. Ces initiatives de gain de temps améliorent l'efficacité et la productivité sur le lieu de travail, et réduisent efficacement le 'coût de commutation'. Tout ne s'est pas déroulé sans accroc au cours du projet, car les membres de l'équipe ont rencontré des difficultés techniques inattendues pour concevoir une interface bien reçue par les utilisateurs, ce qui les a forcés à modifier certains éléments de l'idée originale. Au final, ils ont réussi à adapter Taskfit à toutes les plates-formes mobiles et de bureau, avec des fonctionnalités en grande partie identiques, même s'ils ont finalement abandonné Windows Phone, dont la part de marché ne cesse de diminuer. Entrer sur le marché Pour l'équipe, la prochaine étape consiste à mettre le logiciel sur le marché. Pour en assurer le succès, ils sont en train d'investir pour développer les ventes et les opérations de marketing. Parmi les autres applications utiles du logiciel, on peut citer l'utilisation des données complètes et précises collectées par le système pour le développement de futurs produits, pour alimenter les études concernant les modèles de comportement sur le lieu de travail et pour optimiser les processus d'entreprise dans leur ensemble. Les données collectées par l'équipe du projet sont particulièrement utiles aux chercheurs, car elles sont précises et exemptes de biais, et parce que toutes ces informations sont collectées par un même système. La précédente version de Taskfit, actuellement disponible pour les appareils iOS et Android, peut être téléchargée depuis l'App Store d'Apple et le Google Play Store. Le logiciel est conçu pour les ordinateurs de bureau Windows, les smartphones et tablettes Android, iPad et iPhone, macOS et Linux. Il complète également des outils tels que Google Calendar, Office 365 Calendar, Wunderlist, Jira, Youtrack, iBPM, Oracle BPM, MS Project et BaseCamp.
Mots‑clés
TASKFIT-PRO, gestion des tâches, Taskfit, santé au travail, lieu de travail, efficacité, PME, applis