Foro DLM 99

El segundo Foro Europeo DLM se ha dirigido a la industria europea para pedirle que tome parte activa en el debate sobre la correcta gestión y conservación de los registros electrónicos y de este modo lograr preservar la memoria de la Sociedad Europea de la Información. Si como...

El segundo Foro Europeo DLM se ha dirigido a la industria europea para pedirle que tome parte activa en el debate sobre la correcta gestión y conservación de los registros electrónicos y de este modo lograr preservar la memoria de la Sociedad Europea de la Información.
Si como varios de los participantes expresaron, Europa sigue el ejemplo de Estados Unidos en donde la gestión del ciclo de vida de los registros electrónicos está regulado por la Food and Drug Administration - Administración de Alimentos y Medicamentos, la industria deberá entonces encontrar un modo eficaz y rentable de archivar sus informaciones electrónicas. Hasta la fecha existen pocas experiencias de industrias europeas a partir de las cuales se puedan sacar conclusiones, siendo precisamente uno de los principales objetivos del Foro recoger aquellos conocimientos y experiencias que puedan existir, al mismo tiempo que se planifican los requisitos de funcionamiento, normas y especificaciones necesarias para el futuro.
El tema principal de esta manifestación celebrada en Bruselas los días 18 y 19 de octubre, y que ha contado con el patrocinio de la Comisión Europea, fue el de "los ciudadanos europeos y la información electrónica: la memoria de la Sociedad de la Información"
Los usuarios de la gestión de la información constituyen un grupo muy dispar, por lo que este Foro ha supuesto para ellos una oportunidad única de reunirse para compartir experiencias y hacer planes sobre futuras actividades.
Los organizadores se comprometieron a recopilar un modelo de referencia para la gestión de los documentos y registros electrónicos basado en las experiencias ya existentes con objeto de cumplir con determinados criterios. Esto hace alusión a temas tales como la transparencia y la accesibilidad de la información electrónica, las posibilidades de preservar a corto y largo plazo registros auténticos, las normas y especificaciones abiertas y las guías interdisciplinarias sobre mejores prácticas.
Los participantes se proponen desarrollar este modelo en estrecha colaboración con la industria de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC). Con este objetivo, el Foro, junto con la Comisión Europea y los Estados miembros dirigieron un "mensaje especial del DLM" a la industria. Para lograr que la información auténtica y pertinente sea conforme a las normas y especificaciones de calidad, el Foro considera que la industria debería trabajar en pos de la creación de normas abiertas de intercambio que se apliquen a diversos programas informáticos que deberían permitir la transferencia de información sin ninguna pérdida de su contenido. Ello reviste un especial interés para Europa, en donde existe un intercambio regular de la información entre países y en donde se necesitan programas informáticos adaptados a las diferentes lenguas y a los diferentes contextos nacionales en lo que a presentación se refiere. En este sentido, el Foro considera necesario disponer de normas y principios interdisciplinarios para la conservación de registros a corto y largo plazo.
Este mensaje del DLM todavía sigue vigente y hasta el próximo 6 de diciembre son bienvenidos los comentarios al mismo que se envíen a la Secretaría del DLM.
Cumpliendo con uno de los objetivos fundamentales del Foro, que consistía en impulsar un programa modular europeo de formación para administradores y encargados de archivos, se han tomado una serie de acciones para el desarrollo de un programa básico de gestión de documentos y registros electrónicos. Se estableció un proyecto para el primer módulo del programa de formación, que una vez mejorado pasará a denominarse "E-TERM" (European training programme in electronic documents and record management - Programa de formación europeo sobre gestión de registros y documentos electrónicos) y será distribuido entre los interesados durante la segunda mitad del próximo año.
Por último, el Foro pidió al comité interdisciplinario de control del DLM y a la Comisión Europea reforzar el plan de acción del DLM para el periodo 1999-2004, cuyo objetivo es asegurar el acceso del ciudadano europeo a los contenidos y la mejor financiación posible para las actividades prioritarias. Los participantes reclamaron el desarrollo del Libro Verde de la Comisión Europea sobre la información del sector público, en el que se abordan las políticas de reutilización de la información almacenada en archivos del sector público y privado, y que se tengan en cuenta los problemas legales inherentes. Durante el primer semestre del próximo año el Comité de Control del DLM presentará un informe sobre los avances registrados por lo que se refiere a las peticiones hechas por el Foro.
La apertura oficial de la conferencia corrió a cargo del Sr. Carlo Trojan, secretario general de la Comisión Europea, para quien las acciones dirigidas a facilitar el acceso de los ciudadanos europeos a la información están en consonancia con las prioridades de la nueva Comisión en cuanto a los principios de transparencia y responsabilidad. Para el Sr. Trojan, a medida que la Sociedad de la información evoluciona, estamos dependiendo cada vez más de las tecnologías. "Es esencial que exista un intercambio de información sobre el modo de utilizar los datos legibles por máquina, porque dichos datos tienen que ser compatibles", manifestó.
El Sr. Vicente Parajón Collada, director general adjunto para la Sociedad de la Información, habló sobre la necesidad de un consenso: "La tecnología y las redes están cambiando de manera definitiva nuestra sociedad". Y debemos encontrar la mejor manera de adaptarnos a ello. Para el Sr. Parajón, el Foro DLM ha representado una oportunidad para debatir el tema de cómo preservar la información electrónica para las generaciones futuras, qué partes de esa información merece la pena conservar, y cuáles son los conocimientos necesarios para archivarla.
Philip Lord, director adjunto del departamento de gestión de datos electrónicos en Smithkline Beecham, habló de cómo su empresa ha venido haciendo frente desde el anterior Foro DLM celebrado en 1996 a las necesidades en materia de gestión electrónica. "Desarrollar un archivo electrónico resulta muy difícil, pero no imposible", dijo. Como empresa multinacional de productos farmacéuticos con conexiones en los Estados Unidos en donde la gestión de registros electrónicos está reglamentada desde 1997, Smithkline Beecham se vio obligada a desarrollar un sistema de archivos electrónicos cuando aún era poco lo que existía en el mercado. Entre sus tareas ha estado la definición de los requisitos de funcionamiento y de los requisitos del usuario y el estudio de los aspectos financieros derivados de la caducidad de los datos.
"Cuando empezamos en 1995 era muy poco lo que sabíamos, y cuando decidimos buscar a nuestro alrededor, en Europa y fuera de Europa, fue muy poco lo que encontramos que pudiese servirnos de guía. No existía ningún modelo de archivo electrónico en el sector privado que pudiésemos utilizar, no existía proveedor alguno de programas informáticos especializados, y muy pocos asesores que pudiesen servirnos de ayuda. Sin embargo, la ayuda del DLM 96 ha resultado inestimable, indicándonos a dónde dirigirnos, aportándonos ideas y manteniéndonos al tanto de los progresos".
Refiriéndose al DLM 99 declaró: "Es necesario que exista un intercambio de información entre los proveedores y los consumidores, para definir las necesidades, y entre los consumidores para crear una base de buenas prácticas y de buenos (y malos) ejemplos".
El Sr. Lord expuso algunas de sus experiencias en Smithkline Beecham, comentando que el problema más interesante y difícil de resolver fue el de establecer una base consistente para calcular el rendimiento en términos de inversión así como la previsión de procesos y medidas para el mantenimiento constante de los datos archivados. También resultó difícil convencer a la dirección general de la necesidad de desarrollar proyectos en este ámbito, aspecto este para el que el Sr. Lord reclamó una mayor atención.
David Lipman, presidente del Foro y jefe de unidad responsable del correo y los archivos de la Comisión, manifestó que para que se respete el principio de responsabilidad la Comisión Europea tiene el deber de proporcionar a sus ciudadanos el acceso a la información. Apuntó a la Oficina del Proyecto de la Sociedad de la Información (ISPO) como uno de los servicios de la Comisión que ha demostrado su utilidad a la hora de superar las distancias entre los archivos electrónicos y la información pública. El principal objetivo de la ISPO es promover la cooperación y el desarrollo en diferentes áreas de la Sociedad de la Información. Está previsto que el programa PROMISE permita a los interesados visitar en el futuro las instituciones europeas en cualquier momento a través de un acceso virtual en tres dimensiones. Mientras tanto, los delegados fueron invitados a visitar los stands de los servicios de información actualmente disponibles en la Web, entre los que se cuentan Eudor, el archivo electrónico de documentos oficiales de la UE (http://eudor.eur-op.eu.int/) Celex, que proporciona informaciones archivables sobre las leyes de la UE (http://europa.eu.int/celex/) Eur-Lex, fuente de información sobre la nueva legislación de la UE (http://europa.eu.int/eur-lex/) and TED - Tenders Electronic Daily, fuente oficial de información sobre las oportunidades existentes en materia de contratación pública en Europa (http://ted.eur-op.eu.int/).
Tras dos intensos días de debate, la manifestación fue clausurada por el comisario de Empresa y Sociedad de la Información, Erkki Liikanen, anteriormente responsable de los servicios informáticos de la Comisión, quien manifestó ser consciente, por propia experiencia, de las dificultades inherentes a la creación y mantenimiento de los archivos, así como de la ingente tarea que tienen por delante muchas organizaciones. Para Europa resulta crucial superar las dificultades que trae consigo el enlazar las informaciones entre los diversos sistemas. No obstante, el Sr Liikanen considera que el uso en aumento de los datos electrónicos deberá mejorar los servicios disponibles en este ámbito, y manifestó que la Comisión estará dispuesta a prestar su colaboración cuando ello sea necesario. Por último, declaró: "La Comisión Europea siempre tiene un papel importante que desempeñar en lo que respecta a la promoción de la Sociedad de la Información Europea".