DLM-Forum 99
Das zweite europäische DLM Forum forderte die Industrie zur aktiven Beteiligung an der Diskussion zur guten Verwaltung und Lagerung elektronischer Aufzeichnungen auf, um das Gedächtnis der europäischen Informationsgesellschaft zu erhalten. Wenn Europa dem Beispiel der USA folgen soll, wo die dauerhafteVerwaltung elektronischer Aufzeichnungen von der Food and Drug Administration (amerikanische Nahrungsmittel- und Medikamentenbehörde) geregelt wird - und zahlreiche Teilnehmer vertraten die Auffassung, daß Europa dem Beispiel der USA folgen würde - dann müsse die Industrie eine effiziente und kostengünstige Möglichkeit zur Archivierung ihrer elektronischen Informationen finden. Bislang gibt es kaum Erfahrungen aus der europäischen Industrie, auf die man sich stützen könnte, und eines der Hauptziele des DLM-Forums ist es, gemeinsam zusammenzutragen, welches Fachwissen vorhanden ist. Gleichzeitig ist herauszufinden, welche funktionellen Anforderungen, Standards und Spezifikationen in Zukunft benötigt werden. Das Motto der von der Europäischen Kommission geförderten Veranstaltung, die am 18. und 19. Oktober in Brüssel stattfand, lautete: "Der Europäische Bürger und elektronische Informationen: Das Gedächtnis der Informationsgesellschaft". Die Nutzer von Software zur Informationsverwaltung bilden eine sehr heterogene Gruppe, und das Forum bot ihnen eine besondere Gelegenheit, sich zum Erfahrungsaustausch und zur Einstellung auf künftige Entwicklungen zu treffen. Die Forum-Veranstalter versprachen, ein Referenzmodell für die Verwaltung elektronischer Dokumente und Aufzeichnungen auf der Grundlage bestehender Erfahrungen zur Erfüllung bestimmter Kriterien zu erstellen. Diese Kriterien umfassen u. a. die Bereiche der Transparenz und Zugänglichkeit elektronischer Informationen, die Möglichkeiten kurz- und langfristiger Aufbewahrung authentischer Aufzeichnungen sowie offene Standards und Spezifikationen als auch interdisziplinäre Leitlinien für die beste Verfahrensweise. Die Teilnehmer beabsichtigen, dieses Modell in enger Zusammenarbeit mit der Industrie für Informations- und Kommunikationstechnologien (ICT) zu entwickeln. Zu diesem Zweck formulierte das Forum, zusammen mit der Europäischen Kommission und den Mitgliedstaaten, eine spezielle "DLM-Botschaft" an die Industrie. Damit authentische und relevante Informationen mit Qualitätsnormen und -spezifikationen in Übereinstimmung stehen, vertrat das Forum den Standpunkt, daß die Industrie auf offene Austauschnormen zwischen verschiedenen Softwareprodukten hinarbeiten sollte, die den Transfer von Informationen ohne Inhaltsverluste ermöglichen würden. Dies ist insbesondere für Europa von Bedeutung, wo regelmäßig Informationen zwischen den einzelnen Ländern ausgetauscht werden und Software zur Unterstützung verschiedener Sprachen und verschiedener nationaler Präsentationskontexte benötigt wird. In diesem Zusammenhang vertrat das Forum die Ansicht, daß Standards und interdisziplinäre Richtlinien sowohl für eine kurzfristige als auch für eine langfristige Aufbewahrung von Aufzeichnungen erforderlich sind. Die DLM-Botschaft an die Industrie ist noch offen, und weitere Anmerkungen können noch bis zum 6. Dezember 1999 beim DLM-Sekretariat eingereicht werden. Ein zentrales Ziel des Forums bestand darin, ein modulares europäisches Aus- und Fortbildungsprogramm für Verwalter und Archivare anzuregen, und es wurden Schritte zur Entwicklung eines Basisprogramms für die Verwaltung elektronischer Dokumente und Aufzeichnungen ergriffen. Ein Projekt für ein erstes Modul des Aus- und Fortbildungsprogramms wurde erarbeitet. Nach weiterer Ausarbeitung soll das "E-TERM" (European training programme in electronic documents and record management - europäisches Aus- und Fortbildungsprogramm für die Verwaltung elektronischer Dokumente und Aufzeichnungen) genannte Modul in der zweiten Hälfte des Jahres 2000 an Interessenten in den Mitgliedsstaaten verteilt werden. Schließlich forderte das Forum das interdisziplinäre DLM-Monitoring Committee und die Europäische Kommission auf, dem DLM-Aktionsplan für den Zeitraum von 1999 bis 2004 Nachdruck zu verleihen, mit dem der Zugang zu Informationen für die europäischen Bürger und die bestmögliche Finanzierung von prioritären Maßnahmen sichergestellt werden sollen. Die Teilnehmer forderten die Implementierung des Grünbuchs der Europäischen Kommission über öffentliche Informationen, das sich auf die Maßnahmen zur Wiederverwendung von Informationen in öffentlichen und privaten Archiven bezieht, und sie forderten die Behandlung der damit verbundenen juristischen Fragen. Das DLM-Monitoring Committee soll in der ersten Hälfte des Jahres 2000 einen Fortschrittsbericht zu den Forderungen des Forums vorstellen. Die Konferenz wurde von Herrn Carlo Trojan, dem Generalsekretär der Europäischen Kommission eröffnet, der sagte, daß die Schaffung eines freien Zugangs der europäischen Bürger zu Informationen mit den neuen Prioritäten der Kommission im Hinblick auf Transparenz und Rechenschaft im Einklang stünde. Herr Trojan betonte, daß die Menschen in dem Maße, in dem sich die Informationsgesellschaft verändere, immer mehr auf die Technologien angewiesen seien, und er fügte hinzu: "Es ist von zentraler Bedeutung, Informationen darüber auszutauschen, wie maschinenlesbare Daten genutzt werden können - diese Daten müssen miteinander kompatibel sein." Der Stellvertretende Generaldirektor für die Informationsgesellschaft, Herr Vicente Parajon Collada, sprach von der Notwendigkeit eines Konsens. Er sagte: "Die Technologie und die Netze verändern definitiv unsere Gesellschaft, und wir müssen herausfinden, wie wir am besten damit umgehen." Das DLM-Forum habe die Möglichkeit geboten, über die Frage zu diskutieren, in welcher Form elektronische Informationen für künftige Generationen aufbewahrt werden können, welche Teile solcher elektronischer Informationen erhalten werden sollen, und welche Kenntnisse für ihre Archivierung erforderlich sind. Der Associate Director für elektronische Datenverwaltung von Smithkline Beecham, Philip Lord, zeigte, wie sein Unternehmen mit den Bedürfnissen der elektronischen Verwaltung seit dem letzten DLM-Forum im Jahr 1996 umgegangen ist. "Ein elektronisches Archiv zu entwickeln ist sehr schwierig, aber nicht unmöglich", so Herr Lord. Als multinationales pharmazeutisches Unternehmen mit Geschäftsbereichen in den USA, wo die Verwaltung elektronischer Aufzeichnungen seit 1997 geregelt wird, war Smithkline Beecham gezwungen, ein System für die elektronische Archivierung zu entwickeln, als es in diesem Bereich auf dem Markt kaum Ressourcen gab. Die Anstrengungen richteten sich auf die Feststellung von benutzerbezogenen und funktionellen Anforderungen, wobei mit Pilotsystemen experimentiert und die Finanzfragen rund um die Datenerhaltung behandelt wurden. "Als wir 1995 anfingen, wußten wir nur sehr wenig darüber, und als wir uns in Europa und anderswo umschauten, fanden wir kaum etwas, wonach wir uns hätten richten können", sagte er. "Es gab keine Modelle zur privaten elektronischen Archivierung, die wir hätten übernehmen können; es gab keine kommerziellen Anbieter von spezialisierter Software und nur sehr wenige Berater, die uns anleiten konnten. Doch die DLM 96 war von unschätzbarem Wert: sie zeigte uns, wo wir suchen mußten, regte zu Ideen an und hielt uns über die Entwicklungen auf dem laufenden." Zur DLM 99 sagte er: "Es muß einen Informationsaustausch zwischen den Anbietern und Verbrauchern geben, um den Bedarf festzustellen, und auch unter den Verbrauchern, um ein Gerüst mit guten Verfahrensweisen und guten (und schlechten) Beispielen aufzubauen." Herr Lord stellte einige Erfahrungen von Smithkline Beecham vor. Die größte Herausforderung sei der Aufbau einer soliden Grundlage für die Berechnung der Rendite sowie Buchhaltungsvorgänge und Maßnahmen für die kontinuierliche Verwaltung archivierter Daten. Das obere Management hinsichtlich des Projektbedarfs in diesem Bereich zu überzeugen, sei ebenfalls schwierig, und Herr Lord forderte hier ein stärkeres Bewußtsein. Der Vorsitzende des Forums, David Lipman, Referatsleiter für die Post und Archive der Europäischen Kommission, sagte, die Europäische Kommission sei im Zusammenhang mit ihrer Rechenschaftspflicht verpflichtet, ihren Bürgern den Zugang zu Informationen zu ermöglichen. Er verwies auf das Information Society Project Office (ISPO - Projektbüro der Informationsgesellschaft) als einen Dienst der Europäischen Kommission, der sich bei der Überbrückung des Gegensatzes zwischen elektronischen Archiven und öffentlicher Information als hilfreich erwiesen habe. Das Hauptziel von ISPO besteht darin, die Zusammenarbeit und die Entwicklung in den verschiedenen Bereichen der Informationsgesellschaft zu fördern. Das PROMISE-Programm schließlich ermöglicht es Besuchern, die europäischen Institutionen jederzeit anhand eines virtuellen 3D-Zugangs zu besuchen. In der Zwischenzeit wurden die Delegierten aufgefordert, die derzeit im Internet verfügbaren Stände der Informationsdienste zu besuchen, darunter Eudor, das elektronische Archiv für amtliche EU-Dokumente (http://eudor.eur-op.eu.int/) Celex, das archivierbare Informationen zum neuen EU-Recht bietet (http://europa.eu.int/celex/) Eur-Lex als Zugangsstelle zu neuen EU-Gesetzgebungen (http://europa.eu.int/eur-lex/) sowie TED - Tenders Electronic Daily, einer offiziellen Informationsquelle für öffentliche Beschaffungsmöglichkeiten in Europa (http://ted.eur-op.eu.int/). Nach zahlreichen Diskussionen wurde die zweitägige Veranstaltung vom EU-Kommissar für Unternehmen und Informationsgesellschaft, Erkki Liikanen, , ehemals zuständig für die Computerdienste der Europäischen Kommission, geschlossen. Er bestätigte die aus eigener Erfahrung mit der Archivierung verbundenen Schwierigkeiten und die Mammutaufgabe, vor der viele Organisationen stünden. Für Europa läge die Schwierigkeit hauptsächlich in der Konvertierung von Informationen von einem System zu einem anderen. Er sagte jedoch, die zunehmende Verwendung elektronischer Daten in diesem Bereich werde zu einer Verbesserung der zur Verfügung stehenden Dienstleistungen führen. Dabei werde die Europäische Kommission wenn nötig unterstützend eingreifen. "Es ist stets Aufgabe der Europäischen Kommission, die europäische Informationsgesellschaft zu fördern", schlußfolgerte er.