Forum DLM '99
Il secondo Forum europeo DLM ha fatto un appello al mondo dell'industria affinché si impegni attivamente nel dibattito sulla corretta gestione e conservazione degli archivi elettronici, con l'obiettivo di preservare la memoria della società dell'informazione europea. Se l'Europa è destinata a seguire l'esempio degli USA, in cui la gestione del ciclo di vita degli archivi elettronici viene regolamentata dalla Food and Drug Administration (Organismo di controllo degli alimenti e dei farmaci) - e diversi partecipanti hanno espresso la convizione che essa debba farlo - l'industria dovrà trovare un sistema efficiente ed economico di archiviazione delle informazioni elettroniche. A tutt'oggi, l'esperienza che si può trarre dalle industrie europee è carente ed uno degli obiettivi principali del Forum DLM consiste proprio nel raccogliere tutte le esperienze attualmente disponibili, pensando al tempo stesso a quali possibili requisiti, norme e specifiche funzionali possano essere necessari in futuro. Patrocinata dalla Commissione europea, la manifestazione, che si è svolta a Bruxelles il 18 e il 19 ottobre, ha avuto per tema "I cittadini europei e l'informazione elettronica: la memoria della società dell'informazione". Gli utenti dei software di gestione delle informazioni non sono numerosi e il Forum ha dato loro la rara opportunità di riunirsi per condividere le esperienze acquisite e per progettare possibili sviluppi futuri. Gli organizzatori del Forum si sono impegnati a redigere un modello di riferimento per la gestione dei documenti e degli archivi elettronici, sulla base dell'esperienza esistente e in risposta a determinati criteri. Tali criteri prendono in considerazione problematiche come la trasparenza e l'accessibilità delle informazioni elettroniche, le possibilità di preservazione a breve e a lungo termine di archivi autentici, le norme e le specifiche aperte e gli orientamenti interdisciplinari per le migliori prassi. I partecipanti intendono sviluppare tale modello in stretta collaborazione con l'industria delle tecnologie dell'informazione e delle comunicazioni (TIC). A tale scopo, il Forum, unitamente alla Commissione europea e agli Stati membri, ha formulato uno speciale "messaggio DLM" rivolto all'industria. Al fine di preservare nelle informazioni il carattere di autenticità e di pertinenza conforme alle norme e alle specifiche di qualità, il Forum ha riconosciuto che l'industria debba orientarsi verso norme aperte di interscambio per vari prodotti software, le quali consentirebbero il passaggio delle informazioni senza la perdita di contenuti. Questa esigenza si rivela particolarmente pertinente in Europa, in cui i paesi si scambiano regolarmente informazioni e in cui si rendono necessari dei software che supportino le diverse lingue e i diversi contesti nazionali di presentazione. A tal proposito, il Forum ha preso in considerazione la necessità di normative ed orientamenti interdisciplinari per la preservazione degli archivi, sia a breve che a lungo termine. Il "messaggio DLM" all'industria è ancora aperto e saranno ben accetti ulteriori commenti, da inoltrare al Segretariato DLM entro il 6 dicembre 1999. Uno degli obiettivi principali del Forum è stato quello di promuovere un programma europeo di formazione modulare per amministratori e archivisti ed i primi passi verso lo sviluppo di un programma di base per la gestione dei documenti e degli archivi elettronici sono stati compiuti. Si è elaborato un progetto per il primo modulo del programma di formazione, il quale, una volta perfezionato, verrà denominato "E-TERM" (Programma europeo di formazione nella gestione di documenti e archivi elettronici) e distribuito alle parti interessate nella seconda metà del 2000. Infine, il Forum ha invitato il comitato interdisciplinare di controllo DLM e la Commissione europea a rafforzare il piano d'azione DLM per il periodo 1999-2004, il quale mira a garantire al cittadino europeo l'accesso ai contenuti, così come un migliore finanziamento delle attività prioritarie. I partecipanti hanno invocato sia l'attuazione del Libro verde della Commissione europea sull'informazione del settore pubblico, che affronta le questioni politiche sollevate dal riutilizzo delle informazioni contenute negli archivi dei settori pubblico e privato, sia la presa in considerazione delle questioni giuridiche afferenti. Nella prima metà del 2000, il comitato DLM di controllo dovrebbe redigere una relazione intermedia sull'avanzamento delle richieste del Forum. Carlo Trojan, segretario generale della Commissione europea, ha aperto la conferenza. Egli ha dichiarato che permettere ai cittadini europei di avere libero accesso alle informazioni rappresenta un obiettivo in linea con le nuove priorità della Commissione in materia di trasparenza e di responsabilità. Trojan ha sottolineato che l'evoluzione della società dell'informazione rende i cittadini sempre più dipendenti dalle tecnologie ed ha aggiunto: "è essenziale scambiare le informazioni sull'impiego dei dati leggibili dalle macchine, che dovranno essere compatibili". Nel suo intervento, Vicente Parajon Collada, vicedirettore generale della DG Società dell'informazione, ha parlato dell'esigenza di un consenso. A suo parere: "La tecnologia e le reti stanno trasformando radicalmente la nostra società e noi tutti dobbiamo sforzarci per gestire al meglio questa situazione. Il Forum DLM - ha aggiunto - ha rappresentato un'opportunità di discutere sulle modalità di conservazione delle informazioni elettroniche per le generazioni future, su quali parti delle stesse preservare e su quali competenze sviluppare per archiviarle". Philip Lord, direttore associato della gestione dei dati elettronici presso la Smithkline Beecham, ha illustrato in che modo la sua società abbia fatto fronte alle esigenze di gestione elettronica sin dall'ultimo Forum DLM, tenutosi nel 1996. "Lo sviluppo di un archivio elettronico è impresa molto difficile ma non impossibile", ha affermato. In qualità di società farmaceutica multinazionale con rapporti commerciali negli USA, paese in cui la gestione dei dati elettronici è regolamentata dal 1997, la Smithkline Beecham è stata costretta a sviluppare un sistema di archiviazione elettronico in un'epoca in cui tali sistemi non esistevano ancora sul mercato. Gli sforzi di questa società hanno comportato la definizione di requisiti funzionali e di utenza, la sperimentazione con sistemi pilota e l'analisi dei problemi finanziari sollevati dalla conservazione dei dati. "Quando abbiamo cominciato nel 1995 sapevamo molto poco, e anche guardando al mondo esterno in Europa ed oltre, c'era ben poco che potesse guidarci", ha proseguito Lord. "Non vi erano modelli di archiviazione elettronica per il settore privato che potessimo adottare, né fornitori di software specialializzati ed i consulenti che potevano guidarci erano tutt'altro che numerosi. Il Forum DLM '96, tuttavia, è stato di un'utilità inestimabile, indicandoci in quale direzione guardare, suggerendoci idee e tenendoci informati in merito agli sviluppi". A proposito di DLM '99, ha aggiunto: "Occorre che ci sia lo scambio di informazioni tra fornitori e consumatori, al fine di definire le esigenze, e tra consumatore e consumatore, al fine di elaborare un corpo di buone prassi e di buoni (e di cattivi) esempi." Lord ha inoltre condiviso con gli altri partecipanti alcune delle sue esperienze acquisite alla Smithkline Beecham, sottolineando come il problema più difficile da superare era stato quello di stabilire una base solida per il calcolo del rendimento degli investimenti nonché dei processi contabili e delle misure per la gestione continua dei dati archiviati. Altro compito difficile era stato quello di convincere la direzione dell'esigenza di progetti in questo settore e perciò Lord ha invocato una maggiore sensibilizzazione. David Lipman, capo unità responsabile della corrispondenza e degli archivi della Commissione nonché presidente del Forum, ha dichiarato che, per poter dare garanzie di responsabilità, la Commissione europea ha il dovere di concedere ai propri cittadini l'accesso alle informazioni. A tal proposito, ha indicato l'Ufficio progetti della società dell'informazione (ISPO) quale servizio della Commissione utile nel ridurre le distanze tra gli archivi elettronici e l'informazione del pubblico. Il compito principale dell'ISPO è quello di promuovere la cooperazione e lo sviluppo nei diversi settori della società dell'informazione. Il programma PROMISE è destinato a sua volta ad aprire le porte delle istituzioni europee in qualsiasi momento mediante accesso virtuale in 3D. Nel frattempo, i delegati sono stati invitati a visitare gli stand dei servizi informativi attualmente disponibili sul Web, tra cui Eudor, l'archivio elettronico dei documenti ufficiali dell'UE (http://eudor.eur-op.eu.int/) Celex, che offre informazioni archiviabili sul diritto comunitario (http://europa.eu.int/celex/) Eur-Lex, ovvero il punto di accesso alla nuova legislazione dell'UE (http://europa.eu.int/eur-lex/) e TED - Tenders Electronic Daily, una fonte di informazioni ufficiali sulle opportunità di appalto pubblico in Europa (http://ted.eur-op.eu.int/). Dopo lunghi dibattiti, i due giorni della manifestazione sono stati conclusi dal Commissario per le Imprese e la Società dell'informazione, Erkki Liikanen, già responsabile dei servizi informatici della Commissione. Questi ha ricordato la sua esperienza relativa alle difficoltà proprie dell'archiviazione e l'impresa mastodontica che attende molte organizzazioni. In particolare in Europa, le difficoltà risiedono nel passaggio delle informazioni da un sistema all'altro. Tuttavia, Liikanen ha aggiunto che il crescente uso dei dati elettronici è destinato a migliorare i servizi disponibili in questo settore e che la Commissione è disponibile a fornire la propria assistenza laddove necessario. Egli ha così concluso: "La Commissione europea ha sempre un ruolo da svolgere nella promozione della società europea dell'informazione".