Una nueva aplicación reinventa la multitarea
El rendimiento en la realización de una tarea se resiente cuando se salta de una actividad a otra, lo cual tiene dos efectos negativos: una menor eficiencia y una menor precisión. Los estudios demuestran que cuando se cambia de tarea muchas veces a lo largo del día la pérdida de productividad total puede llegar al 40 %. Es lo que se conoce como «coste por cambio de tarea», y el objetivo del proyecto TASKFIT PRO, financiado con fondos europeos, era reducirlo todo lo posible. TASKFIT PRO recoge el testigo de un proyecto anterior cuyo consorcio diseñó un prototipo de software de gestión de tareas y optimización del tiempo dirigido a empresas, incluidas las pymes. Los investigadores entrevistaron a gerentes de empresas que ya utilizaban Taskfit y constataron que gracias a este software habían logrado una reducción del 9 % de las horas de trabajo. «Lo que pretendemos con Taskfit es revolucionar la gestión multitarea», afirmó Levente Szilagyi, coordinador del proyecto. «El producto se ha diseñado para liberar a las personas de la parte superflua de la gestión de tareas (el paso de una a otra, la gestión contextual y administrativa, etc.), de manera que puedan centrarse en la actividad en sí misma y terminarla en el menor tiempo y con el menor esfuerzo posible». Reducir el «coste por cambio de tarea» Todos los archivos y páginas web (independientemente de su formato o ubicación) relativos a una tarea se almacenan y clasifican en el sistema como pertenecientes a la misma. Cuando un empleado necesita pasar a una tarea, solo tiene que pulsar un botón y todos los archivos aparecen a la vez, sin tener que buscarlos. La herramienta funciona en un segundo plano y automáticamente registra el tiempo que dedica cada trabajador a una tarea determinada, evitándose así la necesidad de rellenar hojas de registro horario. Estas funciones de ahorro de tiempo aumentan la eficiencia y productividad en el trabajo y reducen eficazmente el coste por cambio de tarea. No todo fue coser y cantar para los socios de este proyecto, que debieron afrontar problemas técnicos inesperados a la hora de hallar un diseño de experiencia de usuario claro que tuviese una buena acogida, lo que les obligó a modificar determinados aspectos de su idea original. Finalmente, lograron incorporar Taskfit a todas las plataformas importantes de móvil y de escritorio con funciones prácticamente idénticas, aunque se descartó Windows Phone debido a su escasa y menguante cuota de mercado. La comercialización El siguiente paso para el equipo era introducir su software en el mercado. Ello implicaba invertir en aumentar las ventas y diseñar estrategias de mercado para garantizar el éxito en la siguiente fase. Este software ofrece otras posibles aplicaciones útiles, ya que la gran cantidad de datos precisos recopilados por el sistema se puede utilizar para optimizar el desarrollo de futuros productos, realizar estudios sobre patrones conductuales en el ámbito laboral o perfeccionar los procesos empresariales en su conjunto. Los datos recabados por los socios revisten especial utilidad para los investigadores, por su precisión e imparcialidad y porque toda la información se recoge por medio del mismo sistema. La primera versión de Taskfit ya está disponible para dispositivos iOS y Android, y puede descargarse de la App Store de Apple y de la Play Store de Google. El software es compatible con ordenadores de sobremesa Windows, teléfonos móviles y tabletas Android, iPad e iPhone, masOS y Linux. Asimismo, es un buen complemento para herramientas como Google Calendar, Office 365 Calendar, Wunderlist, Jira, Youtrack, iBPM, Oracle BPM, MS Project y BaseCamp.
Palabras clave
TASKFIT-PRO, gestión de tareas, Taskfit, salud en el trabajo, entorno laboral, eficiencia, pymes, aplicaciones
