Il multi-tasking ridefinito grazie a una nuova app Secondo la maggior parte delle ricerche, il cervello umano non è progettato per il multi-tasking. Le nostre prestazioni lavorative si indeboliscono drasticamente se siamo costretti a destreggiarci tra due o più attività contemporaneamente. Il progetto TASKFIT PRO, finanziato dall’UE, si propone di rivoluzionare il multi-tasking, aumentando l’efficienza attraverso un nuovo software per la gestione delle tempistiche. Economia digitale Società © alphaspirit, Shutterstock Le prestazioni di attività individuali si scombussolano quando una persona passa da un’attività a un’altra; tale condizione determina effetti negativi come la riduzione dell’efficienza e la diminuzione della precisione. Dagli studi emerge che se, durante la giornata, passiamo molte volte da un’attività a un’altra, tale variazione può giungere a una perdita di circa il 40 % della nostra produttività totale. Tale calore viene denominato “switch cost” (costo di scambio) e l’obiettivo del progetto TASKFIT PRO consiste nel ridurlo nella massima misura possibile.TASKFIT PRO procede dalla premesse poste da un precedente progetto, che aveva concepito un prototipo di software per la gestione delle attività inteso a risparmiare tempo, destinato a clienti aziendali, comprese le PMI. I responsabili di aziende che hanno già adottato il software intervistati dai ricercatori hanno indicato che, grazie a Taskfit, è stata ottenuta una riduzione del 9 % delle ore lavorate. “Attraverso Taskfit, intendiamo rivoluzionare il multi-tasking,” ha dichiarato Levente Szilagyi, coordinatore del progetto. “Il prodotto è studiato per sollevarci dalla gestione delle attività (passaggio da un’attività a un’altra, gestione del contesto, amministrazione), assumendo su di sé tale ruolo generale e consentendoci di rivolgere tutta l’attenzione all’attività in sé, per eseguirla con il minimo dispendio possibile di tempo e impegno”. Decurtare il “costo di scambio” Tutti i file e le pagine Web (indipendentemente dal formato e dall’ubicazione) correlati a un’unica attività sono memorizzati e ordinati insieme nel sistema. Quando un lavoratore deve passare a un’altra attività particolare, fa clic su un pulsante e tutti i file pertinenti appariranno contemporaneamente, senza necessità di ricerche. Lo strumento viene eseguito come applicazione in background e registra automaticamente il tempo dedicato da ciascun lavoratore a un’attività, vanificando la necessità di compilare fogli di presenza. Queste iniziative che consentono di risparmiare tempo stanno incrementando l’efficienza e la produttività sul luogo di lavoro e stanno efficacemente riducendo il “costo di scambio”. Per il progetto non tutto è andato liscio come l’olio: i componenti del team si sono imbattuti in inattese difficoltà tecniche per giungere a progettare un’esperienza dell’utilizzatore dai contorni ben definiti, capace di ottenere una buona accettazione; sono quindi sono stati costretti a modificare determinati elementi dell’idea iniziale. Alla fine, sono riusciti a inserire Taskfit su tutte le rilevanti piattaforme mobili e desktop dotandole di funzioni in gran parte identiche, anche se alla fine si è giunti ad abbandonare Windows Phone, a causa della limitata quota di mercato in fase di ulteriore contrazione. Verso il mercato I prossimi passi del team riguardano il lancio del software sul mercato. I ricercatori stanno ora investendo sull’aumento della dimensione di scala delle vendite e sulle operazioni di marketing, per garantire risultati positivi nella fase successiva. Ulteriori applicazioni utili del software riguardano l’uso dei dati ampi e precisi raccolti dal sistema, con il fine di dettare indicazioni più efficaci per lo sviluppo di prodotti futuri, favorire studi riguardo ai modelli comportamentali sul luogo di lavoro e, complessivamente, ottimizzare i processi aziendali globali. I dati acquisiti dal team del progetto sono di particolare utilità per i ricercatori, perché sono precisi e imparziali e tutte le informazioni sono raccolte tramite lo stesso sistema. La precedente versione di Taskfit è attualmente disponibile per dispositivi iOS e Android ed è scaricabile nell’Apple App Store e nel Google Play Store. Il software è concepito per operare egregiamente con i desktop Windows, gli smartphone e i tablet Android, gli iPad e gli iPhone, masOS e Linux. Si integra anche con strumenti come Google Calendar, Office 365 Calendar, Wunderlist, Jira, Youtrack, iBPM, Oracle BPM, MS Project e BaseCamp. Parole chiave TASKFIT-PRO, gestione delle attività, Taskfit, medicina del lavoro, luogo di lavoro, efficienza, PMI, app
