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L'eGovernment in Germania

Nonostante i progressi tecnologici, mettersi in coda per compilare moduli e ottenere i documenti per la carta di identità, o altre questioni amministrative, non è ancora una cosa che appartiene al passato. Molti cittadini europei passano ancora parecchie ore facendo questo tip...

Nonostante i progressi tecnologici, mettersi in coda per compilare moduli e ottenere i documenti per la carta di identità, o altre questioni amministrative, non è ancora una cosa che appartiene al passato. Molti cittadini europei passano ancora parecchie ore facendo questo tipo di cose. È per questo che il concetto di eGovernment è così importante, promette di creare più efficienza e liberare significativamente il tempo delle persone. L'eGovernment è più della semplice implementazione di certi strumenti TIC. Un eGovernment efficiente comporta un ripensamento delle organizzazioni e dei processi e un cambiamento del comportamento in modo che i servizi pubblici siano forniti in modo più efficiente alle persone che ne hanno bisogno. Se attuato bene, l'eGovernment può permettere ai cittadini, alle imprese e alle organizzazioni di svolgere le proprie attività con il governo in modo più facile, più veloce e a un costo minore. La comunicazione elettronica è da tanto tempo una realtà quotidiana negli uffici del settore pubblico tedesco. Gli impiegati pubblici però spesso usano i sistemi moderni di gestione dei documenti solo per registrare i file digitalizzati e continuano a lavorare con i vecchi sistemi. In Danimarca, al contrario, sette ministeri del governo sono stati completamente trasformati in senso digitale. Basandosi sul successo dei danesi, l'Istituto Fraunhofer per i sistemi di comunicazione aperta (FOKUS) sta esaminando come le soluzioni TIC danesi potrebbero essere adattate alle agenzie governative tedesche. "Stiamo studiando soluzioni TIC interoperabili ed efficienti dal punto di vista dei costi per le agenzie del governo tedesco sin dal 2004", spiega il dott. Michael Tschichholz di FOKUS. "Uno dei nostri partner è cBrain, la cui soluzione integrata sta già riscuotendo molto successo in sette ministeri danesi. Abbiamo esaminato da vicino questa tecnologia e abbiamo scoperto che sarebbe adatta anche alle esigenze delle agenzie del governo tedesco". Il governo tedesco ha delineato le sue raccomandazioni per una tale piattaforma TIC nel documento "Concetto organizzativo per l'amministrazione elettronica". Oltre alla gestione elettronica degli archivi, le raccomandazioni specificano che la piattaforma dovrebbe essere in grado di creare modelli di flussi di lavoro elettronici e collaborazione elettronica e integrare le varie applicazioni software per processi specializzati che sono cresciuti nel corso degli anni. "Questi mattoni dell'Government sono sostenuti dalla soluzione danese. Opzionalmente i manager possono essere inclusi nei processi digitali anche tramite dispositivi mobili", dice Tschichholz. In Danimarca, i ministeri degli Affari sociali e integrazione, dei Trasporti, del Clima, energia ed edilizia, dell'Ambiente, dell'Occupazione, degli Alloggi, degli Affari urbani e rurali e l'Ufficio del Primo Ministro sono stati già completamente digitalizzati per quanto riguarda la gestione degli archivi, il lavoro amministrativo e i lavori sociali. Tutto il materiale scritto - che sia formale o informale - è gestito in un ambiente TIC standardizzato. Il componente centrale è una gestione delle conoscenze integrata. Gli impiegati hanno accesso immediato alle informazioni rilevanti attraverso un archivio digitale. Le tecnologie dei social media, come i forum di chat, sono integrate nei formali processi di lavoro e supportano la comunicazione informale. "Le esperienze dell'utente sono state positive su tutta la linea", riferisce Tschichholz. "Al Ministero degli Affari sociali e integrazione, ogni impiegato risparmia da 30 a 45 minuti al giorno. L'81 per cento degli impiegati del ministero dei Trasporti sono soddisfatti o molto soddisfatti. Le più recenti trasformazioni sono state fatte in appena un paio di settimane ciascuna". "Contemporaneamente, il tempo necessario per la formazione è mantenuto entro limiti ragionevoli, poiché gli impiegati fanno ricorso a interfacce utente con cui hanno familiarità e ricevono assistenza individuale da parte degli istruttori, che si spostano da un ufficio all'altro durante la breve fase introduttiva". Tschichholz e il suo team hanno sviluppato specifici scenari di applicazione e questi sono attualmente in fase di collaudo sul campo nei ministeri tedeschi. Nel Laboratorio di eGovernment di FOKUS, i ricercatori hanno ricreato esempi di flusso di lavoro del Ministero federale degli Interni e hanno analizzato come la soluzione danese potrebbe essere adattata al lavoro del ministero. "Abbiamo mostrato, per esempio, come questa soluzione potrebbe essere usata per stilare documenti informativi, cui il segretario permanente o il ministro possono accedere comodamente dal proprio PC tablet", dice Tschichholz, che usa la piattaforma TIC a FOKUS per processi interni. L'anno scorso, il team ha presentato con successo lo scenario del laboratorio a Cornelia Rogall-Grothe, commissario del governo federale per le Tecnologie dell'informazione e all'ambasciatore danese Per Poulsen-Hansen. In occasione della fiera CeBIT, FOKUS dimostrerà come i dispositivi mobili possono essere usati in sicurezza per il lavoro amministrativo con l'aiuto della piattaforma TIC danese. La Commissione europea sta sostenendo iniziative come questa attraverso il piano d'azione per l'eGovernment 2011-2015, che ha lo scopo di fornire una nuova generazione di servizi di eGovernement per avvantaggiare sia i cittadini che le aziende. Anche se le pubbliche amministrazioni di tutta Europa stanno passando all'amministrazione elettronica, i cittadini potranno cogliere i benefici di più servizi online solo se essi sono efficienti, accessibili e facili da usare. Ottenere ciò sarà una delle principali sfide che ricercatori come quelli dell'iniziativa tedesca dovranno vincere.Per maggiori informazioni, visitare: Centro Fraunhofer per l'eGovernment http://www.fraunhofer.de/en/press/research-news/2013/february/awakening-the-dormant-potential-of-e-government.html

Paesi

Germania

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