Ein europaweites elektronisches System für das Beschaffungswesen

Mit dem englischen Begriff E-Procurement (Electronic Procurement) bezeichnet man den Einkauf und die Bezahlung von Waren und Dienstleistungen auf elektronischem Weg. Aus diesem Verfahren können Käufer wie Lieferanten Nutzen ziehen, indem sie ihre Transaktionskosten verringern und so ihre Geschäftsabläufe optimieren. Ein von der EU finanziertes Projekt führte zur Entwicklung eines öffentlichen europäischen E-Procurement-Systems, das Beschaffungs- und Geschäftsinformationen zu kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) registriert und präsentiert. Damit bildet es einen einheitlichen Standard in allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union.

Digitale Wirtschaft

Die E-Procurement-Technologie ermöglicht im Bereich der Beschaffungsdienstleistungen erhebliche Steigerungen der Wertschöpfung. Sie kann die Abwicklung elektronischer Beschaffungen und Zahlungen von Einkaufsabteilungen im öffentlichen Dienst und in privatwirtschaftlichen Unternehmen deutlich beschleunigen. Vor allem für KMUs ist E-Procurement ein geeignetes Hilfsmittel, das ihnen einen besseren Zugang zu den Märkten des Beschaffungswesens verschafft. Allerdings weisen die vorhandenen Systeme zahlreiche Diskrepanzen auf, insbesondere was die Standards für die Abwicklung von Transaktionen zwischen Organisationen und Behörden in den einzelnen EU-Ländern betrifft. Diese hindern einerseits die KMUs, sich an den angebotenen Verfahren zum E-Procurement zu beteiligen, und erschweren es andererseits den Behörden und Dienststellen, umsichtigere Entscheidungen zu treffen, besseren Nutzen aus dem E-Procurement zu ziehen und ihre Kosten zu minimieren.

Angesichts dieses offensichtlichen Bedarfs wurde in diesem Projekt unter dem Namen ELPRO (ELectronic PROcurement system for Europe) ein Komplettsystem für das gesamte Beschaffungswesen entwickelt. Dieses System erfüllt die Anforderungen all jener, die in die Beschaffungskette eingebunden sind, also unter anderem der Verwaltungsbehörden und der Einkaufsabteilungen im öffentlichen Dienst und in der Privatwirtschaft. Vor allem aber wird es den Hauptanforderungen von Zulieferern und potenziellen Zulieferern - insbesondere KMUs - gerecht.

Bei ELPRO wurde der Schwerpunkt darauf gelegt, durch optimale Nutzung von regionalen Telekommunikationsnetzen eine Verbesserung der Prozesse im geschäftlichen Beschaffungswesen zu erzielen. Auf diese Weise, so die Erwartung der Projektteilnehmer, wird das neue System dazu beitragen, dass das E-Procurement auch Eingang in regionale KMUs findet, und zugleich das Verständnis für die Mechanismen des elektronischen Handels (E-Commerce) fördern. Konkret bedeutet das, dass ELPRO die KMUs in die Lage versetzen wird, Beschaffungsmöglichkeiten direkt zu nutzen, Partnerschaften ins Leben zu rufen, die termingerechte und kostengünstige Lieferung von Produkten und/oder Erbringung von Dienstleistungen zu gewährleisten und Probleme im Zulieferbereich nachhaltig zu lösen.

Diese Software- und Service-Infrastruktur zeichnet sich durch eine Reihe eindrucksvoller Systemmerkmale von hohem praktischen Nutzen aus. Dazu zählen unter anderem Funktionen für den elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI) und Faxabruf-Dienste, die für eine flexible, kostengünstige und schnelle Implementierung von E-Procurement-Verfahren sorgen. Insgesamt verbessert das System die Qualität der Beziehungen zwischen Zulieferern und Einkäufern und steigert so die Effizienz der gesamten Zulieferkette.