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Decision support optimal bidding in a competitive business environment

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Optimiser la réponse à un appel à propositions grâce à un logiciel d'aide à la décision

Les entreprises pourvoyeuses de solutions techniques répondant aux appels à propositions émis par leurs clients doivent proposer une offre de prix. Définir un prix faible peut garantir à l'entreprise l'obtention du contrat, mais sans perspective de grands profits. A l'inverse, un prix élevé peut entraîner le refus du client. Le projet DECIDE est un système d'aide à la décision basé sur la capitalisation des connaissances et constitué de bases de données contenant toutes les informations importantes, spécifiques au processus de réponse à un appel. Les systèmes flous se chargent ensuite de modeler et optimiser la réponse afin que l'entreprise obtienne le contrat sur la base d'un profit maximal.

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La Commission des Communautés européennes a apporté son soutien financier à un projet innovant, relatif aux technologies de l'information. Le projet Esprit DECIDE est un système informatisé d'aide à la décision conçu pour optimiser la réponse à un appel à propositions dans un environnement professionnel concurrentiel. Le projet utilise des méthodes innovantes pour intégrer les aspects commerciaux et organisationnels de la procédure initiée par l'appel à propositions du client et achevée par une transaction réussie. De nombreuses entreprises proposant des produits sur mesure peuvent directement utiliser cet outil logiciel d'aide à la décision pour satisfaire les besoins de leurs clients, par exemple dans les domaines de la construction aéronautique, de l'industrie spatiale, du transport et de la construction. Ces entreprises s'efforcent de rester compétitives sur un marché en évolution constante et en pleine croissance. Pour survivre et se développer, elles doivent négocier des contrats avantageux. Une fois l'appel à propositions lancé par le client, ces entreprises doivent déterminer une offre de prix. Optimiser ce prix et garantir la conclusion d'un contrat aussi avantageux que possible sont les objectifs du projet DECISION. Pour y parvenir, il faut tout d'abord quantifier, stocker et avoir à disposition toutes les informations disponibles et connaissances existantes utiles à la détermination du prix. Ce type d'information sur la concurrence, les besoins des clients ou les coûts de production de sa propre entreprise est assez éparpillé et imprécis. Deux éléments parmi les quatre qui composent la boîte à outils DECIDE stockent ce type d'information; le référentiel EPPMR contient des informations sur les modèles de processus et de produits de l'entreprise et le système VASS d'analyse de la valeur quantifie les préférences du client. La boîte à outils PCMSS de modélisation des coûts de produits est chargée d'estimer les coûts tout en donnant des indications sur la fiabilité de l'estimation. Le quatrième élément de la boîte à outils DECIDE, le système PPSS de tarification calcule le prix maximum en fonction des scénarios de transaction réussie possibles. Pour terminer, le tableau de bord décisionnel rassemble à partir de ces quatre éléments les résultats relatifs au prix maximum, aux coûts, aux probabilités de réussite et aux profits attendus si la réponse à l'appel à propositions est retenue. Il les présente ensuite aux décideurs de l'entreprise qui déterminent de façon définitive le prix proposé. Les résultats du projet DECIDE sont très prometteurs. Ils ont déjà fait l'objet de publications dans diverses revues scientifiques internationales. Une première période d'exploitation a permis de démontrer que les utilisateurs finaux de la boîte à outils réduisent de 20% leurs frais de soumission et augmentent leur taux de réussite d'environ 10%.

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