Por qué tenemos sueño durante las reuniones virtuales
Los bostezos ahogados y los ojos vidriosos son habituales en los videochats y las teleconferencias. ¿Se encuentra a menudo cansado después de varias reuniones seguidas, y aún no ha llegado la tarde? ¿Se debe a la sobrecarga mental? Según una investigación publicada en la «Journal of Occupational Health Psychology»(se abrirá en una nueva ventana), hay otra razón por la que nos agota tener demasiadas reuniones virtuales. «Esperaba descubrir que las personas se estresan durante las reuniones a distancia. Pero el resultado fue el contrario: especialmente los que no estaban comprometidos con su trabajo se adormecían rápidamente durante estas reuniones», comentó la autora principal, Niina Nurmi, profesora adjunta de Diseño Organizativo y Liderazgo en la Universidad Aalto de Finlandia, en un comunicado de prensa(se abrirá en una nueva ventana). Los investigadores controlaron la frecuencia cardiaca de cuarenta y cuatro trabajadores durante casi cuatrocientas reuniones virtuales y presenciales. Los resultados mostraron que la somnolencia durante las reuniones virtuales estaba relacionada con la subcarga mental y el aburrimiento, y no con la sobrecarga mental, como se suele creer. Además, se pidió a los participantes que rellenaran cuestionarios para medir su compromiso general en el trabajo.
Hacer mal el trabajo a distancia
«El formato de una reunión tuvo poco efecto en las personas que estaban muy comprometidas y entusiasmadas con su trabajo», explicó Nurmi. «Fueron capaces de mantenerse activas incluso durante las reuniones virtuales. Por otra parte, los trabajadores cuyo compromiso laboral era bajo y que no estaban muy entusiasmados con su trabajo encontraban las reuniones virtuales muy agotadoras». Es más fácil mantener la concentración en las reuniones presenciales que en las virtuales. «En especial, cuando las cámaras están apagadas, el participante queda poco estimulado y puede empezar a compensarlo realizando varias tareas a la vez», añade. Realizar varias tareas a la vez durante las reuniones virtuales, como consultar el correo electrónico, es mentalmente agotador. Esto exige dividir nuestra atención y cambiar rápidamente de una tarea a otra, lo que probablemente nos cansará aún más. «Caminar y otras actividades automatizadas pueden aumentar sus niveles de energía y ayudarle a concentrarse en la reunión. Pero si está intentando concentrarse en dos cosas que requieren atención cognitiva simultáneamente, no puede oír si está ocurriendo algo importante en la reunión. Por otro lado, hay que cambiar constantemente de tarea. Es realmente agotador para el cerebro», explica Nurmi.
Consejos y trucos para reuniones animadas
¿Cómo hacer que las reuniones virtuales sean menos aburridas? Nurmi presenta cinco mejores prácticas(se abrirá en una nueva ventana) basadas en un estudio reciente. En primer lugar, como no hay límite de asistentes, tendemos a invitar a todo el mundo, aunque la reunión afecte directamente solo a algunas personas. Es más eficaz enviar las actas o las principales conclusiones más tarde que contar con la asistencia de muchas personas. En segundo lugar, la reunión ideal no debería durar más de treinta minutos. En los estudios se demuestra que las personas empiezan a cansarse a los diez minutos. En tercer lugar, ver a alguien haciendo otras cosas durante la reunión puede desalentar la participación. Mantenga las distracciones al mínimo y sea consciente en todo momento de cuál es su función. En cuarto lugar, ofrezca su punto de vista, ya sean pulgares, emoticonos, ruidos o asentimientos, para que el interlocutor siga participando activamente y sepa que le está escuchando. Por último, las investigaciones revelan que la gente mira fijamente su propia foto. Esto distrae, e incluso puede ser estresante. No apague la cámara, pero esconda su propia imagen.