Warum wir uns bei virtuellen Besprechungen müde fühlen
Ein unterdrücktes Gähnen und glasige Augen sind bei Videounterhaltungen und Telekonferenzen keine Seltenheit. Fühlen Sie sich oft müde, wenn Sie mehrere Besprechungen hintereinander haben und es noch nicht einmal Nachmittag ist? Könnte psychische Überlastung der Grund sein? Laut einer im „Journal of Occupational Health Psychology“(öffnet in neuem Fenster) veröffentlichten Studie gibt es einen weiteren Grund, aus dem wir von zu vielen virtuellen Besprechungen erschöpft sind. „Ich hatte erwartet, dass Menschen in Videokonferenzen in Stress geraten. Das Gegenteil war jedoch der Fall – vor allem Personen, die nicht in ihre Arbeit vertieft waren, wurden bei Videokonferenzen schnell schläfrig", bemerkt Hauptautorin Niina Nurmi, Assistenzprofessorin für Organisationsgestaltung und Führung an der finnischen Universität Aalto, in einer Pressemitteilung(öffnet in neuem Fenster). Die Forschenden überwachten die Herzfrequenz von 44 Beschäftigten während fast 400 virtueller und persönlicher Besprechungen. Aus den Ergebnissen geht hervor, dass Schläfrigkeit während virtueller Besprechungen mit geistiger Unterforderung und Langeweile zusammenhängt und nicht mit psychischer Überlastung, wie gemeinhin angenommen wird. Außerdem wurden die Beteiligten gebeten, Fragebögen auszufüllen, um ihr allgemeines Engagement bei der Arbeit zu bemessen.
Fernarbeit falsch angehen
„Das Format einer Besprechung hatte wenig Einfluss auf jene Menschen, die sehr engagiert und enthusiastisch bei der Arbeit waren“, erklärt Prof. Nurmi. „Sie konnten auch während virtueller Besprechungen aktiv bleiben. Andererseits empfanden Personen mit geringem Engagement und wenig Begeisterung für ihre Arbeit virtuelle Besprechungen als sehr ermüdend.“ Sich bei persönlichen Begegnungen zu konzentrieren, ist einfacher als bei virtuellen Besprechungen. „Besonders wenn die Kameras ausgeschaltet sind, werden Menschen nicht ausreichend stimuliert und beginnen möglicherweise, dies zu kompensieren, indem sie nebenbei andere Aufgaben ausführen“, fügt sie hinzu. Multitasking während virtueller Besprechungen, z. B. E-Mails zu lesen, ist geistig anstrengend. Denn so müssen wir unsere Aufmerksamkeit aufteilen und schnell zwischen den Aufgaben wechseln, wodurch wir wahrscheinlich noch müder werden. „Gehen und andere automatische Aktivitäten können Ihren Energiehaushalt auffüllen und Ihnen helfen, sich auf die Besprechung zu konzentrieren. Wenn Sie aber versuchen, sich auf zwei Dinge zu konzentrieren, die gleichzeitig Ihre kognitive Aufmerksamkeit erfordern, werden Sie nicht hören, wenn in der Besprechung etwas Wichtiges passiert. Oder Sie müssen andauernd zwischen den Aufgaben wechseln. Das ist wirklich anstrengend für das Gehirn“, erläutert Prof. Nurmi eingehender.
Tipps und Tricks für lebendige Besprechungen
Wie können wir also virtuelle Besprechungen ansprechender gestalten? Assistenzprofessorin Nurmi stellt fünf bewährte Verfahren(öffnet in neuem Fenster) auf der Grundlage einer aktuellen Studie vor. Da es keine Begrenzung der Teilnehmerzahl gibt, laden wir erstens in der Regel alle ein, auch wenn die Besprechung nur einige Personen direkt betrifft. Es ist sinnvoller, das Protokoll oder die wichtigsten Erkenntnisse später mitzuteilen, als dass viele Personen teilnehmen. Zweitens sollte eine ideale Besprechung nicht länger als 30 Minuten dauern. Untersuchungen haben ergeben, dass Menschen nach 10 Minuten müde werden. Drittens kann die Tatsache, zu sehen wie jemand während der Besprechung andere Dinge tut, die Mitwirkung negativ beeinflussen. Halten Sie Ablenkungen so gering wie möglich und seien Sie sich Ihrer Rolle bewusst. Geben Sie viertens Feedback, sei es in Form von Daumen nach oben, Emojis, Geräuschen oder Nicken, damit die referierende Person fokussiert bleibt und weiß, dass Sie zuhören. Die Studie hat fünftens enthüllt, dass viele Menschen ihr eigenes Bild anstarren. Es lenkt ab und kann sogar stressig sein. Schalten Sie die Kamera nicht aus, aber verbergen Sie Ihr Bild vor sich selbst.