Czemu odczuwamy senność podczas wirtualnych spotkań?
Podczas spotkań w sieci wiele osób doświadcza dokładnie tych samych objawów – już po chwili nasze oczy robią się szkliste, a następnie zaczynamy z trudem powstrzymywać ziewanie. Po kilku takich spotkaniach możemy odczuwać potworne zmęczenie pomimo tego, że nie minęło jeszcze południe. Czy przyczyną takiego stanu rzeczy jest przeciążenie psychiczne? Zdaniem autorów badania, którego wyniki zostały opublikowane na łamach czasopisma naukowego „Journal of Occupational Health Psycholog”"(odnośnik otworzy się w nowym oknie), istnieje jeszcze jedna przyczyna, która powoduje, że zbyt duża liczba spotkań w sieci sprawia, że jesteśmy wyczerpani. „Spodziewałam się odkrycia, że spotkania zdalne będą dla ludzi źródłem stresu. Szybko okazało się jednak, że rezultaty wskazują na coś zupełnie odwrotnego. Wiele osób zaczynało błyskawicznie odczuwać senność podczas wirtualnych spotkań, zwłaszcza osoby, które nie były zaangażowane w swoją pracę”, wyjaśnia Niina Nurmi, główna autorka badania i adiunktka zajmująca się projektowaniem organizacyjnym i przywództwem na fińskim Uniwersytecie Aalto, w informacji prasowej(odnośnik otworzy się w nowym oknie) opublikowanej przez uczelnię. W ramach badania naukowcy monitorowali tętno 44 pracowników podczas prawie 400 spotkań, zarówno wirtualnych, jak i bezpośrednich. Na tej podstawie udało im się ustalić, że poczucie senności podczas wirtualnych wiązało się z brakiem odpowiednio wysokiego obciążenia umysłowego i nudą, nie zaś z przeciążeniem umysłowym, jak powszechnie sądzono do tej pory. Badacze poprosili także uczestników o wypełnienie kwestionariuszy w celu pomiaru ich ogólnego zaangażowania w pracę.
Praca zdalna – robimy to źle
„Forma spotkania miała niewielki wpływ na osoby mocno zaangażowane i entuzjastycznie nastawione do swojej pracy”, wyjaśnia Numi. „Takie osoby były aktywne przez cały czas, nawet podczas wirtualnych spotkań. Z drugiej strony, pracownicy zaangażowani w pracę w niewielkim stopniu, których nastawienie pozostawiało wiele do życzenia, uważali wirtualne spotkania za bardzo męczące”. Podczas spotkań twarzą w twarz łatwiej jest utrzymać koncentrację niż podczas spotkań zdalnych. „Problem nasila się w szczególności w sytuacji, gdy podczas spotkania kamery są wyłączone – to powoduje brak odpowiedniej liczby bodźców, co prowadzi do tego, że uczestnicy zaczynają szukać ich na własną rękę, na przykład poprzez wykonywanie innych zadań”, dodaje badaczka. Niestety, wykonywanie innych zadań (na przykład sprawdzanie poczty) podczas wirtualnych spotkań jest męczące psychicznie, wymaga bowiem podzielności uwagi i szybkiego przełączania się między zadaniami, co dla wielu osób jest powodem większego zmęczenia. „Z drugiej strony chodzenie i inne czynności wykonywane automatycznie mogą zwiększyć poziom energii i pomóc skoncentrować się na spotkaniu. Próba skupienia się na dwóch rzeczach, które wymagają uwagi poznawczej, może z kolei spowodować, że ominie nas coś ważnego podczas spotkania. Pozostaje jeszcze ciągłe przełączanie się między zadaniami, ale takie działanie naprawdę męczy mózg", wyjaśnia Numi.
Jak prowadzić lepsze spotkania?
Co zatem możemy zrobić, by wirtualne spotkania stały się mniej nudne? Badaczka opracowała i udostępniła pięć najlepszych praktyk(odnośnik otworzy się w nowym oknie) opartych na przeprowadzonych przez siebie badaniach. Przede wszystkim problemem jest liczba uczestników. Ze względu na to, że spotkania wirtualne nie mają pod tym względem żadnych ograniczeń, wiele osób ma tendencję do zapraszania wszystkich, nawet jeśli zagadnienia poruszane podczas nich dotyczą wyłącznie kilku osób. Bardziej skutecznym rozwiązaniem jest rozesłanie protokołu lub głównych wniosków po spotkaniu. Po drugie, spotkania nie powinny trwać dłużej niż 30 minut, a zdaniem badaczy uczestnicy zaczynają odczuwać zmęczenie już po 10 minutach. Po trzecie, oglądanie osób wykonujących inne czynności podczas spotkania może zniechęcać do uczestnictwa, dlatego warto ograniczyć czynniki rozpraszające uwagę do minimum i zawsze pamiętać o swojej roli. Kolejnym ważnym aspektem są informacje zwrotne. Chodzi o reakcje w formie kciuków w górę, emotikon, wydawanych odgłosów lub skinień głową – techniki aktywnego słuchania, które pokażą rozmówcy, że druga osoba jest uważna. Ostatnia wskazówka dotyczy kamer – zdaniem badaczy, wiele osób uważnie przygląda się temu, jak wyglądają, co zarówno rozprasza, jak i stresuje wielu uczestników. Nie oznacza to, że należy wyłączyć kamerę – warto za to ukryć jej podgląd w oknie aplikacji.