Perché ci viene sonno durante le riunioni virtuali
Sbadigli soffocati e occhi vitrei non sono rari nelle chat video e nelle teleconferenze. Vi capita spesso di essere stanchi dopo una serie di riunioni e non è ancora pomeriggio? Il motivo è il sovraccarico mentale? Secondo una ricerca pubblicata su «Journal of Occupational Health Psychology»(si apre in una nuova finestra), c’è un altro motivo per cui ci sentiamo esausti dopo così tante riunioni virtuali. «Mi aspettavo di scoprire che durante le riunioni a distanza le persone si stressano. Ma il risultato è stato opposto: soprattutto coloro che non erano coinvolti dal proprio lavoro hanno cominciato a sentirsi assonnati durante le riunioni a distanza», ha commentato l’autrice principale Niina Nurmi, professoressa assistente di progettazione organizzativa e leadership presso l’Università finlandese di Aalto, in un comunicato stampa(si apre in una nuova finestra). I ricercatori hanno monitorato la frequenza cardiaca di 44 lavoratori durante quasi 400 riunioni virtuali e faccia a faccia. I risultati hanno dimostrato che la sonnolenza durante le riunioni virtuali è legata al sottocarico mentale e alla noia, e non al sovraccarico mentale come comunemente si crede. Ai partecipanti è stato inoltre chiesto di compilare dei questionari per misurare il loro coinvolgimento complessivo sul lavoro.
Un lavoro a distanza sbagliato
«Il formato della riunione ha avuto poco effetto sulle persone che erano molto coinvolte ed entusiaste del loro lavoro», ha spiegato la prof.ssa Nurmi. «Queste sono riuscite a rimanere attive anche durante le riunioni virtuali. I lavoratori poco coinvolti e poco entusiasti del proprio lavoro hanno invece trovato le riunioni virtuali molto faticose.» È più facile rimanere concentrati nelle riunioni faccia a faccia che in quelle virtuali. «Soprattutto quando le telecamere sono spente, il partecipante è sotto-stimolato e può iniziare a compensare con il multitasking», ha aggiunto. Il multitasking durante le riunioni virtuali, come il controllo delle e-mail, è mentalmente estenuante. Questo richiede di dividere la nostra attenzione e di passare rapidamente da un compito all’altro, il che probabilmente ci stancherà ancora di più. «Camminare e svolgere altre attività automatizzate possono aumentare i livelli di energia e aiutare a concentrarsi sulla riunione. Ma se si cerca di concentrarsi contemporaneamente su due cose che richiedono attenzione cognitiva, non si riesce a sentire se nella riunione sta succedendo qualcosa di importante. In alternativa, è necessario passare continuamente da un compito all’altro. Cosa davvero impegnativa per il cervello», ha spiegato la prof.ssa Nurmi.
Suggerimenti e trucchi per riunioni vivaci
Come possiamo rendere le riunioni virtuali meno noiose? La prof.ssa Nurmi presenta cinque buone pratiche(si apre in una nuova finestra) basate su uno studio recente. In primo luogo, poiché non c’è limite al numero di persone che possono partecipare, tendiamo a invitare tutti, anche se la riunione riguarda direttamente solo alcuni. È più efficace inviare i verbali o i principali contributi in un secondo momento piuttosto che far partecipare molte persone. In secondo luogo, la riunione ideale non dovrebbe superare i 30 minuti. Le ricerche dimostrano che le persone iniziano a stancarsi dopo 10 minuti. In terzo luogo, vedere qualcuno fare altre cose durante la riunione può scoraggiare la partecipazione. Riducete al minimo le distrazioni e siate sempre consapevoli del vostro ruolo. Quarto, dare un feedback, che si tratti di pollici su, emoji, rumori o cenni, per mantenere l’interlocutore attivamente coinvolto e sapere che lo si sta ascoltando. Infine, la ricerca rivela che le persone fissano la propria immagine. Questo distrae e può anche essere stressante. Non spegnete la videocamera ma nascondete la vostra immagine a voi stessi.