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Revolutionäre Technologie für effizienteres, sichereres und günstigeres Vertragsmanagement

Viele Unternehmen scheuen sich vor der Umstellung auf digitale Verträge und bleiben hauptsächlich aus Gründen der Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit bei den traditionellen Abläufen der Unterzeichnung von Verträgen und anderen Schriftstücken. Eine EU-Initiative hat jetzt Lösungen vorgelegt, die das gesamte Vertragsverfahren optimieren und gleichzeitig ein zusätzliches Sicherheitsnetz einbauen.

Digitale Wirtschaft
Gesellschaft

Die manuelle Verwaltung von Verträgen und Dokumenten kann langsam, kostenintensiv und damit, ungeachtet der Unternehmensgröße, eine Gefahr für das wirtschaftliche Endergebnis sein. Das EU-finanzierte Projekt Signa2.0 hat eine effiziente Plattform für das Dokumentenmanagement geschaffen, auf der der gesamte Ablauf von der Erstellung, Automatisierung und Unterschrift bis hin zur Registrierung, Analyse und Umsetzung einheitlich bearbeitet werden kann. „Da wir maschinelles Lernen, elektronische Signaturen, maschinelle Zeichenerkennung und Blockchain-Technologie eingebunden haben, ist unsere Innovation weit mehr als ein reiner Signaturanbieter“, so Koordinator Conrado Lamas. „Sie fungiert als digitale 360º-Lösung für Verträge.“ Dank der Einbindung dieser technischen Innovationen konnte Signa2.0 neue und komplexere Produkte entwickeln.

Erstellung und Verwaltung von Dokumenten: umfangreicher und flexibler

Dank ihrer Methode der technologischen Weiterentwicklung konnten die Forschenden bei Signa2.0 neue Funktionen einbinden, um das Nutzererlebnis optimal zu gestalten. „Unsere Dienste werden somit leichter handhabbar, praxistauglicher und zugänglicher“, so Lamas weiter. Den Nutzern steht ein Produkt zur Verfügung, das die administrativen Hürden bei der Unterzeichnung von Verträgen immer stärker abbaut. Der größte Vorteil für die Unternehmen liegt dabei in der Kosten- und Zeitersparnis. „Tätigkeiten mit geringem wirtschaftlichen Wert können so reduziert werden, damit die Organisationen mehr Zeit auf andere, profitable Arbeiten mit größerer Wertschöpfung verwenden können.“ Die wichtigste Leistung ist Sicherheit. Die Lösung von Signa2.0 arbeitet mit einem einzigartigen, extra entwickelten Verfahren der Mehrfachauthentifizierung, bei dem biometrische Daten genutzt werden. Alle Daten werden über einen sicheren Kanal verschlüsselt und gesendet, alle Aktivitäten werden protokolliert. Nutzerinnen und Nutzer können mit dem Finger, der Maus oder einem Eingabestift unterschreiben und das unterzeichnete Dokument mit einer normalen E-Mail versenden, ohne dass sie irgendeine besondere Hardware oder Software installieren müssen. Die Projektpartner haben einen intelligenten Vertrag entwickelt, also eine digitale Vereinbarung, der ein bestimmtes Regelwerk zugrundeliegt. Stimmen die Parteien den Regeln zu, tritt die Vereinbarung automatisch in Kraft. Somit werden keine Vermittler mehr gebraucht, was die operativen Kosten immens senkt und die Unternehmensproduktivität maximiert. Die elektronischen Dienste sind zudem nachprüfbar. Ein Prüfprotokoll erfasst alle elektronischen Belege, die beim Unterzeichnen oder der Zertifizierung erzeugt werden.

Vertrauen für das Produkt schaffen

Sämtliche Informationen werden verschlüsselt und die elektronischen Signaturen werden bei jeder Transaktion in die Dokumente eingebettet. Die ausgegebenen rechtskräftigen elektronischen Signaturen entsprechen den meisten Gesetzen für elektronische Signaturen innerhalb und außerhalb der EU. Inzwischen ist Signa2.0 nach eIDAS als Qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter zertifiziert und steht auf der Vertrauensliste der EU. Laut der eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt sind die Mitgliedstaaten verpflichtet, Vertrauenslisten mit qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern und den von ihnen angebotenen qualifizierten Vertrauensdiensten zu erstellen, zu führen und zu veröffentlichen. Die Nutzerinnen und Nutzer können dann davon ausgehen, dass die in der Lösung verarbeiteten Informationen, wie Daten oder Dokumente, sicher verarbeitet werden. Das Projekt hat außerdem die Zertifizierung nach ISO 27001 erhalten, die garantiert, dass das verwendete Informationssicherheitsmanagementsystem den internationalen Sicherheitsstandards entspricht. „Signa2.0 hat hier eine Kernnachfrage des Marktes nach elektronischen Lösungen bedient, indem es Abläufe automatisiert, Vertragsabschlüsse vereinfacht und die Rendite des Digitalisierungsprozesses maximiert“, so Lamas abschließend. Langfristig will das Projekt zur Referenzmarke für Vertrauensdienste in ganz Europa werden. In diesem Sinne unterstützt es Unternehmen dabei, für mehr Wettbewerbsfähigkeit den digitalen Wandel zu wagen, und baut grenzübergreifende elektronische Barrieren ab.

Schlüsselbegriffe

Signa2.0, Vertrag, Dokument, Sicherheit, Vertrauensdienste, elektronische Signaturen, Dokumentenmanagement

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