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Una tecnología revolucionaria hace que la tramitación de contratos sea más eficaz, segura y rentable

Las empresas dudan sobre si pasarse a los contratos digitales principalmente por cuestiones de seguridad y facilidad de uso, de forma que prefieren los procesos tradicionales para firmar contratos y otros documentos. Una iniciativa de la Unión Europea (UE) ha presentado soluciones que optimizan todo el procedimiento de contratación, a la vez que proporcionan un nivel adicional de seguridad.

Economía digital
Sociedad

La contratación y la gestión documental manuales pueden ser lentas, caras y repercutir negativamente en los resultados de las empresas, independientemente del tamaño de estas. El proyecto Signa2.0 financiado con fondos europeos, ha creado una plataforma de gestión eficaz de documentos para racionalizar todo el proceso, desde la creación, la automatización y la firma hasta el registro, el análisis y la ejecución. Según declara Conrado Lamas, coordinador: «Al integrar aprendizaje automático, firma electrónica, reconocimiento óptico de caracteres y cadenas de bloques, nuestra innovación se ha convertido en mucho más que un proveedor de firmas: funciona como una solución de contratos digital de 360 º». La integración de estos avances tecnológicos ha facilitado que Signa2.0 desarrollara unos nuevos productos más sofisticados.

Mayor alcance y flexibilidad en la creación y gestión de documentos

El método de desarrollo tecnológico ha permitido que el equipo de Signa2.0 incorporara nuevas funcionalidades para optimizar la experiencia del usuario. «Nuestro servicio será más fácil de utilizar, práctico y accesible», prosigue Lamas. Los usuarios se beneficiarán de un producto que reduce cada vez más los obstáculos administrativos a la firma de contratos. Las principales ventajas para las empresas son los ahorros de costes y tiempo. «De esta forma, se reducirán las actividades con pequeño valor empresarial y, por tanto, las organizaciones podrán dedicar más tiempo a otras tareas rentables con mayor valor añadido». La seguridad es la característica más importante. La solución Signa2.0 utiliza un proceso único de multiautenticación patentado que incluye datos biométricos. Cifra y envía materiales a través de un canal seguro y registrando cada acción. Los usuarios pueden firmar con el dedo, un ratón o un lápiz táctil, y enviar el material firmado por correo electrónico normal sin tener que instalar ningún «hardware» ni «software» especial. Los socios del proyecto han creado un contrato inteligente, un acuerdo digital que se aplica mediante un conjunto específico de normas. Si las partes aceptan las normas, el acuerdo entra automáticamente en vigor. Esto elimina la necesidad de intermediarios, de forma que reduce los costes operativos y maximiza la productividad empresarial. Además, los servicios electrónicos son auditables. Un proceso de auditoría recoge pruebas electrónicas generadas durante el proceso de firma o certificación.

Generación de confianza en el producto

Toda la información está cifrada y, durante cada transacción, se integran firmas electrónicas en los documentos. Se proporcionan firmas electrónicas con plena validez legal, de conformidad con la mayoría de las legislaciones sobre firmas digitales de la UE y de fuera de esta. Signa2.0 ha sido certificado como prestador cualificado de servicios de confianza según el Reglamento eIDAS y figura en la Lista de Confianza de la UE. Según el Reglamento relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (eIDAS, por sus siglas en inglés), los Estados miembros tienen la obligación de establecer, mantener y publicar listas de confianza de prestadores cualificados de servicios de confianza y los servicios de confianza que estos ofrecen. Los clientes tienen la garantía de que la información que trata la solución, como datos y documentos, es manipulada de forma segura. El proyecto obtuvo asimismo la certificación ISO 27001, que garantiza que su sistema de gestión de seguridad de la información cumple las normativas de seguridad internacionales. «Signa2.0 ha satisfecho una necesidad fundamental del mercado en materia de soluciones electrónicas automatizando los procesos, simplificando el cierre de contratos y maximizando el retorno de la inversión del proceso de digitalización», concluye Lamas. Finalmente, el proyecto pretende servir como punto de referencia para ofrecer servicios de confianza en toda Europa, de forma que contribuye a la transformación digital a la que se están sometiendo las empresas para seguir siendo competitivas y derribar barreras electrónicas transfronterizas.

Palabras clave

Signa2.0, contrato, documento, seguridad, servicios de confianza, firmas electrónicas, gestión documental

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