Holen Sie mehr aus Ihren Meetings heraus
Meetings stellen einen integralen Bestandteil des Geschäftslebens dar und werden dennoch oft schlecht verwaltet, was sich darin zeigt, dass zu viel Zeit für die Dokumentierung des Besprochenen und Vereinbarten verwendet wird. Dies hat äußerst negative Auswirkungen auf die Organisationseffizienz und verlangt daher nach einem effizienteren System.Im Rahmen des EU-finanzierten Projekts DOCUMEET soll ein neues System zur Verwaltung jedes einzelnen Tagesordnungspunkts eines Meetings geschaffen werden. Ziel ist eine Lösung, welche alle mit einem Meeting verknüpften Aktivitäten miteinschließt, von der Vorbereitung und Einladung der Teilnehmer bis hin zur Nachbereitung des Meetings. Das System besteht aus vier Schlüsselkomponenten – der Hardware-Plattform, dem Transkriptionsmodul, dem Zusammenfassungsmodul und dem Meeting-Browser – und bietet Zugang zu Tagesordnungen, Transkriptionen, Tonaufnahmen und Zusammenfassungen. Das System verfügt über mehrere Zugangsebenen und passt sich den Erfordernissen von Unternehmen unterschiedlichster Struktur an. Die Arbeiten des Projekts, an dem Akademiker, Telekommunikationsexperten, Interessengruppen im Sektor digitaler Dienstleistungen und Softwarespezialisten verschiedener EU-Länder beteiligt sind, begannen mit der Bestimmung der Nutzergruppen und der Verwendungszwecke von DocuMeet. Das Team hat bereits an den Hauptmodulen gearbeitet, die mit der Erstellung robuster Modelle zur Transkription und Zusammenfassung von Meetings verbunden sind. Die Projektmitglieder entwickelten und prüften eine kabellose Mikrofonplattform zur Aufzeichnung von Meetings, um Informationen für das Projekt zu sammeln.Nach seiner Fertigstellung soll das System eine integrierte Lösung für Meetings, Aufnahmen und Transkriptionen sowie zur Auswertung und Zusammenfassung bieten und darüber hinaus die während der Meetings zusammengetragenen Informationen übersichtlich anzeigen. Das System wird es Unternehmen ermöglichen, Meetings effektiver und zeitsparender abzuhalten, was zu erhöhter unternehmerischer Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität führen wird.Das Endprodukt wird auf Organisationen zugeschnitten sein, die gut strukturierte, formelle Meetings durchführen, bei denen DocuMeet die Erwartungen der Nutzer erfüllen kann. Ein bedeutender Vorzug von DocuMeet ist, dass das System eine höhere Audioqualität als alle anderen auf dem Markt erhältlichen Meeting-Audiorekorder aufweist, wodurch eine hochwertige Transkription der Aufnahmen möglich ist. Die derzeit verfügbare Software zur Transkription von gesprochener in geschriebene Sprache kann auch nicht mit den ausgefeilten Transkriptions- und Zusammenfassungsfunktionen mithalten, dank welcher DocuMeet in einer ganz eigenen Liga spielt. Ein solches System könnte viele positive Auswirkungen auf die Effizienz und das Datenerfassungsvermögen einer Organisation haben. Einfacher ausgedrückt steigt mit Verwendung von DocuMeet die Wahrscheinlichkeit erheblich, dass die wesentlichen Ergebnisse eines Meetings — Verbesserungen, Ideen, Vorschläge, Lösungen — einer sinnvollen Verwendung zugeführt und gewinnbringend ausgeschöpft werden.
