Więcej korzyści ze spotkań
Spotkania stanowią integralną część świata biznesu, ale często są źle zorganizowane, jako że zbyt wiele czasu jest przeznaczane na rejestrację wypowiedzi i decyzji. To bardzo niekorzystnie wpływa na efektywność organizacji i stwarza konieczność wprowadzenia bardziej wydajnego systemu. W ramach finansowanego przez UE projektu DOCUMEET przewidziano nowy system zarządzania wszystkimi etapami spotkania. W systemie wykorzystano rozwiązanie uwzględniające cały cykl spotkania, od przygotowania i zaproszenia uczestników po dokumentację i działania następcze. W oparciu o cztery główne komponenty — platformę sprzętową, moduł transkrypcji, moduł streszczania i wyszukiwarkę spotkań — system umożliwia dostęp do planów spotkań, zapisów posiedzeń, nagrań dźwiękowych i streszczeń. Uwzględnia różne poziomy dostępu i działa w różnych rodzajach przedsiębiorstw. Projekt, przy którym współpracowali naukowcy, eksperci w dziedzinie telekomunikacji, podmioty zajmujące się usługami cyfrowymi oraz specjaliści zajmujący się oprogramowaniem, rozpoczął się od określenia użytkowników i zastosowań DocuMeet. Zespół pracował już nad głównymi modułami związanymi z tworzeniem solidnych modeli transkrypcji i streszczania spotkań. Opracował i przetestował platformę bezprzewodowego mikrofonu służącego do nagrywania spotkań i gromadzenia informacji na potrzeby projektu. Oczekuje się, że po ukończeniu projektu powstanie zintegrowany system przeznaczony do obsługi spotkań, nagrywania, transkrypcji, analizy i streszczania oraz do wyszukiwania danych zebranych w czasie spotkań. Dzięki systemowi przedsiębiorstwa będą mogły prowadzić spotkania w bardziej efektywny sposób, lepiej wykorzystując czas, a to zwiększy ich konkurencyjność i rentowność. Produkt końcowy będzie skierowany przede wszystkim do organizacji prowadzących usystematyzowane formalne spotkania, w przypadku których system DocuMeet będzie spełniał oczekiwania użytkowników. Co ważne, mimo że na rynku jest wiele urządzeń do zapisu dźwiękowego spotkań, żadne z nich nie zapewnia wysokiej jakości dźwięku do transkrypcji, którą oferuje DocuMeet. Obecnie dostępne programy zapisu mowy (speech-to-text) nie obejmują też tak zaawansowanych funkcji transkrypcji i streszczania, dzięki czemu DocuMeet zajmuje wyjątkową pozycję. Taki system może mieć wiele pozytywnych skutków w ujęciu efektywności organizacji i jej możliwości gromadzenia danych. Mówiąc prościej, dzięki systemowi DocuMeet kluczowe rezultaty spotkań, tj. udoskonalenia, pomysły, propozycje i rozwiązania, będą mogły być lepiej zastosowane i spożytkowane.
