Ottenere di più dalle riunioni
Le riunioni sono parte integrante del mondo degli affari, eppure spesso non sono gestite adeguatamente, poiché occorre troppo tempo per documentare ciò che viene detto e deciso. Tale situazione impone un pesante tributo all'efficienza dell'organizzazione e determina l'esigenza di un sistema più efficiente. Il progetto DOCUMEET , finanziato dall'UE, prospetta un nuovo sistema per gestire ogni fase di una riunione. Sta lavorando su una soluzione che prende in considerazione l'intero ciclo di una riunione, dalla preparazione e dall'invito ai partecipanti fino alla documentazione e alle attività successive conseguenti. In base a quattro componenti chiave, costituiti da piattaforma hardware, modulo di trascrizione, modulo di riassunto e browser di riunione, il sistema offre accesso a ordini del giorno, trascrizioni, registrazioni audio e riassunti. Presenta diversi livelli di accesso e funziona con tipi differenti di imprese. Il progetto, che riunisce esponenti accademici, esperti di telecomunicazioni, soggetti interessati ai servizi digitali e specialisti di software di vari paesi dell'UE, ha iniziato definendo gli utenti e gli usi relativi a DocuMeet. Il team ha già lavorato sui principali moduli correlati alla costruzione di solidi modelli di trascrizione e sintesi delle riunioni. Al fine di raccogliere informazioni per il progetto, ha sviluppato e testato una piattaforma a microfono senza fili per registrare le riunioni. Al termine, si prevede che il progetto produrrà un sistema integrato per la riunione, la registrazione, la trascrizione, l'analisi e la sintesi, accanto alla possibilità di scorrere i dati acquisiti durante le riunioni. Il sistema consentirà alle imprese di svolgere riunioni più efficaci e più efficienti in termini di tempo, con conseguente impulso alla competitività e alla redditività delle imprese. Il prodotto finale sarà destinato a organizzazioni che svolgono riunioni formali ben strutturate, per cui DocuMeet, secondo quanto previsto, sarà in grado di soddisfare le attese degli utenti. Riveste particolare importanza il fatto che, mentre in commercio esistono numerosi registratori audio per le riunioni, nessuno fornisce la qualità audio per la trascrizione offerta da DocuMeet. Il software attualmente disponibile per il passaggio dalla parola al testo non offre inoltre le sofisticate funzioni di trascrizione e sintesi proposte, per cui DocuMeet si inscrive in una categoria di cui costituisce l'unico esempio. Tale sistema potrebbe determinare molteplici effetti positivi sull'efficienza e la capacità di raccolta dei dati di un'organizzazione. Più semplicemente, con DocuMeet sarà molto più probabile che gli esiti fondamentali di una riunione (miglioramenti, idee, proposte, soluzioni) siano impiegati e messi a frutto.
