Aprovechar aún más las reuniones Se ha creado un sistema de la más avanzada tecnología, diseñado tanto para organizar y grabar las actas de las reuniones como para almacenar y analizar los resultados, que está llamado a revolucionar este componente del mundo empresarial —de vital importancia para alcanzar el éxito en dicha esfera—. Economía digital © Thinkstock Pese a que las reuniones son parte integral de este ámbito, a menudo no se gestionan de la forma más apropiada, lo que deriva en la necesidad de emplear una cantidad ingente de tiempo para documentar todo lo dicho y decidido. Esto perjudica en gran medida la eficiencia de la organización y motiva la necesidad de contar con un sistema más eficaz.El proyecto DOCUMEET , financiado por la Unión Europea, ha concebido un novedoso sistema para gestionar cada una de las etapas de una reunión. La iniciativa está trabajando en una solución que tenga en cuenta todos los aspectos y fases de una reunión, desde la preparación de la misma y la notificación a los participantes hasta la documentación y el seguimiento posterior de lo tratado en ésta.Basándose en cuatro componentes fundamentales —la plataforma de hardware, el módulo de transcripción, el de resumen y la aplicación para revisar las reuniones—, el sistema permite acceder a los órdenes del día, las transcripciones, las grabaciones de audio y los resúmenes de las susodichas reuniones. Asimismo, ofrece diferentes niveles de acceso y funciones para cubrir las necesidades de distintos tipos de empresas.El proyecto, que reunió a estudiosos de instituciones académicas, expertos en telecomunicaciones, grupos de interesados del sector de los servicios digitales y especialistas en software de diferentes países de la UE, comenzó definiendo los usos y usuarios a los que se destinaba DocuMeet. A día de hoy, el equipo ha trabajado en los módulos principales, relacionados con la transcripción y el resumen de los contenidos de las reuniones, con el afán de que resulten de la máxima eficiencia. También desarrolló y puso a prueba un dispositivo de micrófono inalámbrico para grabar las reuniones de cara a recabar información de utilidad para el proyecto.Una vez completada su labor, del proyecto se espera que haya producido un sistema integral que permita tanto la grabación, transcripción, el análisis y el resumen de lo tratado en las reuniones como la revisión de los datos recogidos durante éstas. Este sistema permitirá a las distintas empresas gestionar de manera más ágil y efectiva las reuniones, lo que derivará en un aumento de la competitividad y la rentabilidad de tales empresas.El recurso definitivo estará destinado a entidades que deseen organizar reuniones formales y bien estructuradas, una tarea en la que se espera que DocuMeet satisfaga las expectativas de los usuarios. Cabe destacar que, aunque existe una gran variedad de grabadoras especiales para reuniones en el mercado, ninguna ofrece la calidad de audio —de importancia capital a la hora de realizar las transcripciones— que brinda DocuMeet. El software de transcripción de voz disponible en la actualidad tampoco ofrece las sofisticadas prestaciones de transcripción y resumen propias de DocuMeet, lo que convierte el sistema en un recurso único en su categoría.Tal sistema podría ofrecer múltiples beneficios en lo que se refiere a la eficiencia y la capacidad de recopilación de información de una organización. En suma, gracias a DocuMeet resulta mucho más sencillo utilizar y aprovechar convenientemente la información más relevante surgida en una reunión, como puedan ser mejoras, ideas, propuestas o soluciones referentes a las cuestiones abordadas.
