Dbanie o dobre pierwsze wrażenie w dobie pracy zdalnej
Zgodnie z popularną opinią pierwsze wrażenie wywiera się tylko raz. Niektórzy z pewnością zastanawiają się na ile dotyczy to między innymi wiadomości e-mail, wiadomości tekstowych i wideokonferencji. Naukowcy z Uniwersytetu Teksańskiego w Austin oraz Uniwersytetu Amerykańskiego dokonali analizy wyników 124 badań dotyczących wywierania odpowiedniego wrażenia w kontekście wirtualnych kontaktów międzyludzkich oraz sposobów na osiągnięcie celów w tym zakresie. W ramach tych prac badacze opracowali ramy, na podstawie których określili trzy kategorie wirtualnych zachowań związanych z wywieraniem wrażenia na innych - werbalne, niewerbalne i metazachowania, takie jak na przykład opóźnianie odpowiedzi, które wpływają na odczucia innych osób na nasz temat.
Najlepszy wizerunek w wirtualnym biurze
Nasze osobowości, które przedstawiamy w sieci, opierają się na słowach, które wypowiadamy, sposobach ich wypowiadania, a także czasie i metodach komunikacji. Przegląd badań wykazał także, że inne osoby oceniają nas przede wszystkim na podstawie dwóch kluczowych kryteriów - naszych kompetencji oraz tego, czy sprawiamy wrażenie sympatycznych. Wyniki przeglądu literatury zostały opublikowane na łamach czasopisma naukowego „Journal of Management”. „Pierwsze wrażenie może naprawdę pozostać z nami na długo. Gdy spotykamy kogoś po raz pierwszy, tworzymy w głowie różne myśli na temat tej osoby. W kontekście biznesowym tego rodzaju pierwsze wrażenia mogą być szczególnie istotne. Podobnie jest w przypadku rozmów kwalifikacyjnych", wyjaśnia Andrew Brodsky, współautor badania i adiunkt zarządzania na Uniwersytecie Teksańskim w Austin, którego wypowiedź została przytoczona w informacji prasowej. „Gdy kontaktujemy się z potencjalnym klientem, również musimy pamiętać o tym, że wywieramy pierwsze wrażenie. To właśnie od tego wrażenia zależy odpowiedź na wiadomość lub decyzja o zakupie danego produktu”.
Rzeczywistość cyfrowych miejsc pracy
Zdaniem badacza używanie emotikon i emoji w komunikacji ma swoje dobre i złe strony. „Z jednej strony korzystanie z tych symboli wzbudza poczucie sympatii i pozwala nam pokazać się z bardziej przyjaznej strony. Z drugiej zaś może negatywnie wpływać na postrzeganie naszej inteligencji przez osoby, z którymi się kontaktujemy - ich stosowanie sprawiało, że dana osoba wydawała się badanym mniej inteligentna lub kompetentna. Nie da się zatem jednoznacznie określić rachunku korzyści i strat. Warto pamiętać, że choć dzięki nim wydajemy się bardziej sympatyczni, istnieje pewne ryzyko, że nasi rozmówcy uznają nas za mniej inteligentnych”. Badacz dodał, że na postrzeganie w sieci może wpływać nawet czas odpowiedzi na wiadomości e-mail. „Szybkie i sprawne odpowiedzi mają znaczenie. Z badań wynika, że długie oczekiwanie na odpowiedź zmniejsza poczucie zaufania i sprawia, że druga strona wydaje się mniej kompetentna. Nie warto jednak załamywać rąk - z badań wynika także, że ludzie przeceniają szybkość, z jaką muszą odpowiadać na wiadomości. Należy z tego wyciągnąć prosty wniosek, że najlepiej jest dążyć do znalezienia złotego środka”. Brodsky uważa, że przeprowadzone przez niego badanie może przynieść korzyści pracodawcom. „Dzięki temu będzie możliwe bardziej obiektywne ocenianie pracowników. W wielu przypadkach ludzie oceniają nawzajem swoje wyniki i osiągnięcia na przykład na postawie tego, czy są skłonne do wyjścia z daną osobą na piwo lub czy lubią daną osobę. Często nie zdajemy sobie sprawy, że nasze oceny są obarczone tego rodzaju błędem poznawczym. Badacze mogą pomóc pracodawcom, menedżerom lub kadrze kierowniczej w zrozumieniu, w jaki sposób tworzą wrażenia i jednocześnie pokazać im, czemu mogą być nieobiektywne. Dodatkowo pracodawcy zainteresowani szkoleniem i pomaganiem pracownikom w rozwoju to dobry sposób na pokazanie, jak mogą wywrzeć lepsze wrażenie na klientach i współpracownikach”. Badacz ma też ważną wiadomość dla pracowników. „Gdy pracujemy zdalnie, komunikacja za pośrednictwem sieci jest jedynym sposobem, w jaki nasi przełożeni mogą nas zobaczyć lub obserwować. Wywierane przez nas wrażenie oparte na sposobach komunikacji oraz przekazywanych komunikatach staje się w tej sytuacji o wiele bardziej istotne”. Warto pamiętać o tych kwestiach podczas pisania istotnej wiadomości e-mail lub prowadzenia wideokonferencji ze współpracownikami bądź klientami.
Słowa kluczowe
praca, komunikacja, wrażenie, pierwsze wrażenie, wiadomość e-mail, wywieranie wrażenia w kontaktach zdalnych, zarządzanie wrażeniami w kontaktach zdalnych, sympatia, kompetencje, emotikony, emoji