Narzędzia planowania strategicznego zapewniają ciągłość opieki
Kryzysy, w tym pandemie, fale upałów i cyberataki, stawiają dostawców usług zdrowotnych i opiekuńczych pod coraz większą presją, a narzędzia cyfrowe zdolne do szybkiego dostosowywania świadczenia usług w inteligentny sposób są ograniczone. Projekt DYNAMO(odnośnik otworzy się w nowym oknie) miał na celu rozwiązanie tego problemu poprzez opracowanie narzędzi do lepszego przewidywania punktów nacisku i szybszej mobilizacji usług, gdy usługi zdrowotne są obciążone. Dlatego też projekt DYNAMO skupił się na sposobie świadczenia i organizacji usług zdrowotnych na poziomie planowania strategicznego. „Chodziło o to, w jaki sposób usługi, personel, zdolności i zasoby mogą być reorganizowane w różnych jednostkach, organizacjach i sektorach, aby zachować ciągłość działania w warunkach kryzysowych” — wyjaśnia koordynator projektu Lutz Kubitschke z empirica(odnośnik otworzy się w nowym oknie), prywatnej firmy badawczej i konsultingowej w Niemczech. „Nie jest to więc po prostu «więcej technologii», ale raczej narzędzie planowania strategicznego, które pomaga organizacjom modelować alternatywne ścieżki świadczenia usług, oceniać prawdopodobne skutki z wyprzedzeniem i skuteczniej koordynować zasoby”.
Ustrukturyzowane ćwiczenia symulacji kryzysu
Projekt DYNAMO wykorzystał przedkomercyjne zamówienia publiczne do osiągnięcia swoich celów. Zamiast kupować gotowy produkt, konsorcjum stworzyło konkurencyjny proces jego rozwoju, aby stymulować innowacje tam, gdzie nie istniało jeszcze gotowe rozwiązanie. W tym celu projekt zgromadził międzynarodową grupę nabywców, składającą się z organizacji partnerskich z europejskich placówek służby zdrowia i opieki we Włoszech, Polsce, Portugalii i Hiszpanii. Obejmowały one szpitale, regionalne organy z ochrony zdrowotnej i podmioty świadczące opiekę długoterminową, wspierane przez organizacje badawcze. „To połączenie miało znaczenie, ponieważ planowanie reagowania kryzysowego wymaga połączenia perspektyw technicznych, organizacyjnych i związanych z opieką” — mówi Kubitschke. Projekt miał dostarczyć rozwiązania, które można byłoby zastosować w różnych kontekstach krajowych i organizacyjnych. Same prace były zarówno bardzo oparte na współpracy, jak i na konkurencji. W wyniku przetargu wybrano siedmiu konkurujących ze sobą dostawców, którzy opracowali narzędzia planowania strategicznego. Ostatecznie wybrano spośród nich dwóch, którzy opracowali i przetestowali systemy pilotażowe. „Zamawiający zdefiniowali prawdziwe scenariusze wysokiej presji, od fal upałów po niedobory personelu” — zauważa Kubitschke. „Wykorzystano je do kształtowania wymagań i pokierowania dostawcami. Wersje pilotażowe były testowane w ramach ustrukturyzowanych ćwiczeń symulacji kryzysowych, a nie sytuacji kryzysowych na żywo, co było zarówno praktyczne, jak i etycznie właściwe”.
Zaawansowane i elastyczne planowanie usług
Dzięki tym realistycznym symulacjom firma DYNAMO zademonstrowała korzyści płynące ze strategicznego planowania kryzysowego opartego na danych. Dostępne dane zostały wykorzystane do przetestowania prawdopodobnej wykonalności i konsekwencji alternatywnych opcji przed wdrożeniem, a następnie do zaplanowania zasobów, takich jak personel. Pomysł polega na tym, że zapewnienie planistom i decydentom narzędzi potrzebnych do bardziej spójnego reagowania w sytuacjach kryzysowych może wzmocnić pozycję dostawców usług zdrowotnych i opiekuńczych, a ostatecznie prowadzić do lepszej opieki medycznej. „Projekt DYNAMO pokazał, że przedkomercyjne zamówienia publiczne mogą być wykorzystywane w ustrukturyzowany i produktywny sposób, aby sprostać wspólnemu wyzwaniom stojącym przed europejskim systemem opieki zdrowotnej” — mówi Kubitschke. „Projekt pomógł również zamawiającym przejść na wyższy poziom myślenia o tym, czego faktycznie wymaga planowanie odpornych usług: nie tylko oprogramowania, ale także lepszej koordynacji międzysektorowej, jasności ról i szkoleń”. Kluczowe wnioski wyciągnięte z tego doświadczenia obejmują znaczenie intuicyjnych interfejsów i jasnych wskazówek dla użytkownika, potrzebę zachowania odpowiedniego nadzoru ludzkiego oraz znaczenie informacji zwrotnej, aby planowane działania mogły być monitorowane i oceniane.
Lepiej zorganizowane reagowanie w przypadku narastających kryzysów
Kolejne kroki obejmują dalsze udoskonalanie strategicznego planowania ścieżek kryzysowych, przybliżając do potencjalnego przyjęcia opracowanych rozwiązań. „Musimy pokazać dostawcom usług zdrowotnych i opiekuńczych, władzom publicznym i organom zamówień publicznych, że tego rodzaju narzędzia mogą również wspierać szersze planowanie ciągłości działania, a potencjalnie również aspekty planowania usług rutynowych” — zauważa Kubitschke. Chociaż DYNAMO nie jest narzędziem do podejmowania decyzji klinicznych, może wiele zaoferować pacjentom. „DYNAMO pomaga organizacjom zachować ciągłość opieki, ograniczyć możliwe do uniknięcia zakłócenia oraz chronić dostęp, bezpieczeństwo i jakość, gdy systemy są pod presją” — dodaje Kubitschke. „Prawdziwą wartością takiego rozwiązania jest mniejsza liczba przerw w ciągłości usług, bardziej odporne ścieżki usług dla wrażliwych grup i lepiej zorganizowane reakcje w przypadku eskalacji kryzysów”.
