Najnowocześniejsze oprogramowanie uprości śledzenie, namierzanie i monitorowanie elektronicznych danych prawnych
Za gwałtownym rozwojem cyfryzacji nadąża elektroniczne odkrywanie (eDiscovery) – proces gromadzenia, przeglądania i dostarczania danych w formie elektronicznej w odpowiedzi na pozew sądowy lub wniosek o przeprowadzenie dochodzenia. W rezultacie, koszty przekraczają budżet prawny w większości działających obecnie dużych organizacji, co zmusza je do działania i poszukiwania przystępnych, lecz skutecznych rozwiązań, by sprostać temu wyzwaniu i pozostać w zgodzie z przepisami RODO. Szybkie pozyskiwanie większej ilości informacji zwrotnej o postępowaniu sądowym W ramach finansowanego przez UE projektu eDCaseMAN przedstawiono dynamiczne oprogramowanie zarządzania materiałem dowodowym, które zapewnia działom prawnym firm wczesny i dokładny ogląd informacji związanych z danym postępowaniem. Umożliwia im to podejmowanie decyzji o tym, czy dążyć do ugody czy przeprowadzenia procesu, w oparciu o istotę sprawy, a nie koszty poszukiwania danych. eDCaseMAN daje możliwość wczesnego przewidywania kosztów, taką jak wczesna analiza danych, znacząco obniżając tym samym koszt procesu eDiscovery. Zdolność śledzenia i namierzenia każdego zadania w całym materiale dowodowym gwarantuje zgodność i możliwość obrony. Działy prawne stają się dzięki temu także skuteczniejsze i mogą wyeliminować niepotrzebny błąd ludzki. Zasadniczym celem było „wsparcie prawników w szybszym podejmowaniu decyzji opartych na informacjach dostarczając im najcenniejszych i najbardziej aktualnych informacji przez pulpity nawigacyjne dostępne na żywo, z dowolnej lokalizacji i o dowolnej porze”, mówi koordynator Johnny Petersen. „Decyzje podejmowane szybko i w oparciu o wiedzę umożliwią prawnikom poznanie przewidywanych wydatków zanim faktycznie przeznaczą na postępowanie znaczne sumy, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności”. Pokonanie wyzwań eDiscovery, bardziej inteligentne zarządzanie firmą Postrzeganie procesu eDiscovery i jego przeprowadzanie w każdej organizacji znacząco się różni, nawet biorąc pod uwagę, że dostępny jest globalnie akceptowany model referencyjny o nazwie Electronic Discovery Reference Model (ERDM), który traktuje o tym, jak to robić. ERDM to ugruntowane i powszechnie akceptowane ramy dla praktyków procesu eDiscovery. Projekt eDCaseMAN prowadził branżowe działania edukacyjne odnośnie tego, co właściwie obejmuje eDiscovery i o tym, w jaki sposób dostawcy usług mogą poprawić jakość obsługi klienta, a klienci oszczędzić środki i zachować lepszą możliwość obrony. „W dużej mierze odnieśliśmy sukces, gdyż udało nam się pozyskać kilku partnerów globalnych, a obecnie prowadzimy negocjacje nad badaniem słuszności koncepcji z klientami końcowymi”, dodaje Petersen. „Ponadto, nasza rada doradcza powiększyła się o doświadczonych specjalistów z branży, którzy wspierają nas w dążeniu do naszych celów, którymi są nie tylko poprawa procesu eDiscovery, ale także jego zmiana z drogiej czynności w taką, która pomaga prawnikowi podejmowanie decyzji na podstawie informacji”. Jak twierdzi Petersen, eDCaseMAN ukończył gotową do wypuszczenia na rynek wczesną wersję oprogramowania wyposażoną w dostateczną ilość funkcji. Produkt jest obecnie testowany przez kilka dużych organizacji prawniczych, które przedstawiają go swoim klientom. „Oprogramowanie eDCaseMAN drastycznie zmieni podejście prawników do postępowania sądowego w oparciu proces elektronicznego odkrywania danych przez natychmiastowe otrzymywanie informacji zwrotnej, która umożliwi im podjęcie właściwej decyzji o tym, czy iść do sądu czy dążyć do ugody”, dodaje na koniec. „Jako pierwsi na rynku oferujemy przystępne cenowo oprogramowanie umożliwiające organizacjom wszystkich rozmiarów łatwe zarządzanie dowolnym postępowaniem sądowym lub wewnętrznym dochodzeniem pozostając w zgodzie z RODO”.
Słowa kluczowe
eDCaseMAN, eDiscovery, dane, prawnik, postępowanie sądowe, Electronic Discovery Reference Model (ERDM), ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO)
